[Hiring] Human Resources Assistant @Fonction publique Territoriale

Role Description

Recrutement d'une assistante ressources humaines

• Accueillir et accompagner les agents :
  • Assurer l’accueil physique, téléphonique et numérique du service RH.
  • Informer et orienter les agents sur les procédures et dispositifs relevant du domaine de compétences.
• Participer à la gestion administrative du service :
  • Assurer la gestion et le suivi du courrier du service dans l’outil dédié.
  • Assurer le suivi administratif des demandes d’emploi et de stages : enregistrement des candidatures, organisation des rendez-vous avec les jurys, réponses aux candidats et suivi des conventions de stage.
  • Organiser l’accueil administratif des nouveaux arrivants.
• Organiser et suivre la formation :
  • Organiser les inscriptions des agents aux actions de formation.
  • Assurer le suivi des formations obligatoires, les formations liées à l’hygiène et sécurité et des relations avec les organismes de formation.
  • Suivre les devis et les éléments administratifs liés aux actions de formation.
  • Accompagner les agents dans leurs demandes de préparation aux concours et examens professionnels.
  • Contribuer au suivi et à l’accompagnement des parcours professionnels de formation.
• Gérer le temps de travail et les absences :
  • Assurer la mise en place et le suivi des droits à congés, des cycles de travail, les compteurs.
  • Traiter et valider les absences exceptionnelles, les heures supplémentaires.
  • Identifier et résoudre les anomalies liées aux horaires variables et aux justificatifs.
  • Assurer le suivi administratif des congés liés à la parentalité.
• Assurer le suivi médico-professionnel :
  • Organiser et suivre les visites médicales avec le service de médecine préventive et assurer le suivi des situations d’inaptitude et des restrictions médicales, en lien avec les interlocuteurs compétents.
• Gestion des déplacements professionnels : préparer les ordres de mission et assurer le traitement des frais de déplacement.
• Accompagner la responsable du service :
  • Apporter un appui administratif et organisationnel à la responsable du service.
  • Préparer et suivre les dossiers confiés.
• Participer à l’activité du service :
  • Produire des statistiques RH et élaborer des tableaux de bord.
  • Réaliser les engagements comptables et au suivi budgétaire du service.
  • Participer à l’organisation logistique des réunions (invitation, compte rendu…) des formations et événements du service.
  • Contribuer ponctuellement à la mise en œuvre d’actions ou de projets RH transversaux.

Qualifications

• Formation dans le domaine des ressources humaines (Bac+ 2 minimum).
• Maitrise du statut de la fonction publique territoriale.
• Parfaite maîtrise des outils bureautiques.
• Expérience exigée sur un poste similaire.
• Une expérience au sein d’une collectivité territoriale serait appréciée.
• Aisance relationnelle.
• Capacité à travailler en équipe et en transversalité.
• Sens de la rigueur et de l’organisation.
• Capacité à prioriser et à respecter les délais.
• Aisance rédactionnelle.
• Capacité à rechercher l’information.
• Esprit d’initiative et force de proposition.
• Capacité à rendre compte.
• Réactivité, dynamisme et capacité à gérer les imprévus.
• Aptitude à gérer des situations individuelles parfois sensibles avec professionnalisme et discernement.
• Capacité d’adaptation aux évolutions réglementaires.
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.