[Hiring] Social Action Reception and Secretariat Agent @Fonction publique Territoriale

Role Description

Placé(e) sous l’autorité de la Directrice du CCAS, l’agent(e) assure l’accueil du public et la gestion administratives des différentes aides légales et facultatives du service, contribue également au secrétariat du service.

ACTIVITES PRINCIPALES :

• Assurer l’accueil et le traitement de la demande de l’usager en présentiel ou téléphoniquement
• Orienter les personnes vers les services compétents
• Accueillir le public et traiter les demandes d’aides légales (Aides sociales et APA) et d’aides facultatives (portage de repas, téléassistance, carte de transport, chèques alimentaires, aide à la restauration scolaire…). Vérifier la conformité des dossiers de demandes.
• Assurer la gestion administrative des dispositifs d’aides facultatives
• Assurer la fonction de régisseur suppléant pour la vente de tickets restaurants seniors en présentiel et en déplacement dans les espaces restaurants.
• Mise en place des ateliers (prévention des chutes, nutrition, 1er secours.)
• Assurer la remise des courriers aux personnes domiciliées au CCAS
• Participer à la vie du service sur la partie évènementielle et sur les actions collectives : organisation administrative et technique du repas des seniors, de la distribution des colis de noël des seniors, forum parentalité
• Enregistrement des demandes d’inscription sur la liste d’attente en crèche, suivi et renouvellement et préparation du dossier pour la Commission d’Admission.
• Préparation des Conseil d’Administration et tenue du registre des délibérations.
• Préparation des délibérations pour le Conseil Municipal (FSL, Mission Locale …)
• Demande de subvention pour les crèches auprès de la CAF et du Conseil Départemental
• Demande de subvention ASELL auprès du Conseil Départemental
• Demande de subvention pour les dossiers façades auprès de Conseil Départemental
• Demande de subvention pour le CAES auprès du Conseil Départemental

ACTIVITES SECONDAIRES :

• Comptabilité : Engagement d’une dépense, vérification et enregistrement des factures, mandatement des dépenses et recouvrement des créances.
• Facturation trimestrielle de la téléassistance.

Qualifications

• Savoir rendre compte et partager l’information
• Travailler en transversalité et en équipe
• Rédiger des courriers
• Accueillir le public de façon adaptée et professionnelle
• Gérer les situations de stress et réguler les tensions
• Rendre compte des situations
• Réagir avec pertinence aux situations d’urgence, savoir les identifier

Requirements

• Maitrise de l’orthographe et qualités rédactionnelles
• Sens de l’accueil du public (notamment du public en difficulté) : capacité d’écoute et de dialogue
• Faire preuve de discrétion professionnelle
• Faire preuve de rigueur, de ponctualité et d’assiduité
• Témoigner de l’empathie, de la bienveillance
• Avoir à cœur de traiter les administrés de manière égale dans une même situation
• Avoir un bon positionnement vis-à-vis des partenaires institutionnels ou privés : accueillir, instaurer un climat de convivialité propice aux échanges pour un travail efficient
• Prendre de la distance par rapport aux situations difficiles des usagers
• Prendre les mesures appropriées en situation d’urgence
• Repérer les comportements à risque
• Adapter son mode relationnel au public concerné

Savoir

• Connaissance de l’organisation administrative et des compétences des collectivités territoriales
• Connaissance des acteurs institutionnels et associatifs intervenant dans le champ du social
• Connaissance des dispositifs d’aides sociales légales
• Bonne maîtrise des outils bureautiques (dont logiciel métier)
• S’adapter aux évolutions réglementaires et numériques du secteur