[Hiring] Secretary in charge of urban planning authorization requests @Fonction publique Territoriale

Role Description

Le Service Aménagement, constitué de 7 agents, relève de la Direction Assainissement Usagers composé également du Service Contrôles. Le Service Aménagement intervient sur les 18 communes où le SyAGE possède la compétence assainissement.

Le ou la secrétaire est l’interlocuteur privilégié des communes et leurs services urbanisme. Il est régulièrement en contact avec les usagers dans le cadre des contrôles de diagnostic assainissement et travaille en collaboration avec l’ensemble des agents techniques et administratifs du service.

Au quotidien, vous effectuez l’enregistrement et le suivi administratif des demandes d’urbanisme (registre, arrêté, DAACT) en collaboration avec les communes adhérentes et gérez les demandes de contrôles assainissement suite à des achèvements de travaux.

• Gérer les dossiers de demandes d’urbanisme (enregistrement, attribution des permis au technicien, suivi de la complétude des dossiers, transmission des courriers…)
• Gérer les appels téléphoniques
• Mettre à jour la base de données métiers
• Saisir et suivre les bons de commandes auprès du prestataire
• Rédiger des courriers, des comptes rendus de réunions et autres documents
• Gérer les parapheurs courriers (mise dans le circuit de visa, réception et envoi après signature)
• Suivre le logiciel courrier (Dotelec)
• Facturer et liquider les factures en lien avec le service des finances
• Suppléer l’assistance du service dans ses missions.

Qualifications

• Diplôme de niveau BAC dans le domaine du secrétariat
• Expérience dans un poste similaire appréciable

Requirements

• Qualités rédactionnelles (rédaction de courriers, prises de notes)
• Qualités relationnelles et bon contact avec le public
• Rigueur, organisation, capacités d’anticipation
• Pratique de logiciels courriers, de finances et de saisie de bases de données
• Maîtrise des outils bureautiques

Benefits

• Connaissance des principes de la commande publique et des principes budgétaires des collectivités locales
• Connaissance appréciée du contexte réglementaire spécifique (Code de la santé publique, Code de l’environnement, Code de l’urbanisme, urbanisme réglementaire et opérationnel…)