[Hiring] Assistant Director and RSE Coordinator @ENSAM

Role Description

La personne recrutée sur ce poste jouera un rôle essentiel dans le bon fonctionnement des services de la direction. Collaborateur direct du directeur de campus, elle/il l’assiste dans ses tâches quotidiennes, prépare des dossiers, des rapports et des présentations. Point de contact entre la direction et les autres services du campus, ainsi qu'avec les partenaires externes, doit pouvoir prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d'évènements spécifiques (organisation de séminaires, commissions, etc.). En lien avec la directrice des transitions environnementale, sociétale et de l’impact (TESI) de l’ENSAM, accompagner la mise en œuvre des actions de RSE du campus.

• Apporter un appui dans le suivi des instances de l'établissement : rédiger les procès-verbaux des réunions et assurer la valorisation des écrits.
• Préparer les réunions du campus (F4SCT, Comité ELF, Conseil de campus, CRVE) et rédiger les comptes-rendus. Organiser et préparer la logistique des réunions et événements.
• Assister le directeur dans l'organisation de ses échanges avec des partenaires extérieurs (prise de rdv, planification de réunions…) et suivre l'agenda (évènement et dossiers attenants à l'évènement) tout en contrôlant les échéances.
• Assurer avec tout le professionnalisme requis l'interface avec les interlocuteurs externes (accueil physique, téléphonique et orientation).
• Coordonner les aspects logistiques des événements institutionnels organisés.
• Gérer le courrier et rédiger des courriers liés à l'activité de la direction.
• Participer à la circulation de l'information au sein du campus.
• Participer à la conception des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement du campus.
• Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques.
• Participer de la bonne communication avec les responsables étudiants.
• Contribuer à la démarche RSE initiée au niveau de l’établissement et déployer sur le campus les projets jugés prioritaires.
• Identifier et cartographier les actions déjà menées au sein des services, laboratoires, formations, projets et initiatives étudiantes.
• Collecter et transmettre les données nécessaires au suivi du plan d’action DD&RS et du label DD&RS ; suivre des indicateurs internes.
• Participer à des réunions de réseau mensuelle / à des réunions ponctuelles selon les sujets.

Qualifications

• Diplômé·e de l’enseignement supérieur (Bac +2 en gestion administrative).
• Expérience significative d’au moins 5 années au sein d’un grand établissement d’enseignement supérieur et de recherche (Université ou grande école).
• Connaissance des fondamentaux de la gestion de projets.

Requirements

• Capacité d’interagir avec vos collègues, les partenaires et les responsables territoriaux de manière amicale, respectueuse et efficace.
• Savoir mobiliser pour piloter un projet en respectant les échéances.
• Savoir structurer les tâches, établir des priorités et planifier les activités.
• Savoir évaluer une procédure, une activité, une action, un résultat.
• Apte à communiquer de manière claire et professionnelle à travers la rédaction de documents et la prise de parole.
• Maîtrise des outils bureautiques, Internet et intranet.

Benefits

• Vous avez le sens du service public.
• Vous êtes rigoureux/rigoureuse, engagé(e).
• Vous êtes disponible, dynamique et réactif/ve.
• Vous êtes reconnu(e) pour votre aisance et vos qualités relationnelles.
• Vous êtes capable de vous adapter et de faire preuve d’autonomie.
• Vous savez traiter les informations sensibles avec la plus grande confidentialité.

Company Description

Localisation : 8 boulevard Louis XIV 59000 LILLE

• Documents à transmettre : CV et lettre de motivation obligatoires.
• Personnes à contacter : [email protected], [email protected].