[Hiring] Administrative Management Assistant @Fonction publique Territoriale

Role Description

• Accueil physique et téléphonique
• Service scolaire et périscolaire
• Comptabilité
• Service à la population
• Archives
• Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone avec amabilité.
• Recevoir, filtrer les appels et les orienter vers les différents services de la collectivité.
• Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence.
• Inscriptions à l'école.
• Suivi des inscriptions à la cantine et à la garderie, édition des listes.
• Suivi des encaissements.
• Elaboration des frais de fonctionnement des services, facturation aux communes.
• Gestion des régies : émission des titres de recettes, gestion de deux comptes de dépôts, suivi des encaissements, transfert des comptes de dépôt vers le compte du Trésor Public.
• Etat civil : rédaction des actes, délivrance des copies et extraits d'acte, déclaration INSEE et DDASS, édition des tables, clôture des registres, ouverture de l'année suivante, transfert TG.
• CNI/passeports : organiser les prises de rdv sur un logiciel dédié, réceptionner les demandes et vérifier la validité des dossiers, les transmettre au CERT, délivrer les documents d'identité.
• Recensement militaire.
• Elections : gestion des listes électorales (inscriptions, radiations), réunion de la commission électorale, suivi de la législation et organisation des scrutins.
• Gestion administrative des cimetières : inhumations, exhumations, concessions funéraires, mises à jour réglementaires.
• Dossier de demande d'aides sociale.

Qualifications

• Connaissance de l'environnement institutionnel, des collectivités territoriales et de la fonction publique territoriale.
• Maitrise de l'expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe, vocabulaire professionnel).
• Maitrise des outils informatiques et bureautiques.
• Maitrise des techniques de recherches documentaires.

Requirements

• Savoir travailler en équipe.
• Savoir s'organiser et gérer les priorités.
• Savoir comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondants.
• Savoir prendre des notes.
• Savoir s'adapter à différents interlocuteurs.
• Accueillir le public avec amabilité.
• Gérer les situations de stress.
• Respecter la confidentialité.
• Savoir gérer et suivre une procédure, être méthodique.
• Savoir se tenir informé des évolutions de la législation dans les différents domaines de compétence.