[Hiring] Administrative Assistant - Departmental Council of Rhône @Fonction publique Territoriale

Role Description

Il assure la réception, la saisie des pièces, classe et constitue les dossiers administratifs du service en fonction de son domaine d’intervention.

ACTIVITES PRINCIPALES

• Accueil et / ou renseigne des usagers
  • Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers
  • Apporter un conseil et/ou une aide pratique dans son domaine d’intervention
  • Orienter les usagers selon leurs besoins
• Gestion administrative des dossiers et des informations
  • Apporter une assistance dans son domaine d’intervention
  • Assurer la saisie de documents et/ou de données, et la rédaction de documents
  • Rechercher des documents et des informations diverses : collectes, synthèses d'informations
  • Pré-instruire des dossiers : répertorier les pièces indispensables, renseigner les éléments
  • Assurer le suivi de dossiers : respect des procédures, vérification, contrôle, respect des délais et échéanciers, communication des réponses aux usagers
  • Diffuser ou contribuer à la diffusion d'informations ou de documents de présentation
  • Assurer la coordination des informations
  • Classer, archiver les dossiers
• Gestion du courrier papier et électronique
  • Gérer la collecte et l'acheminement du courrier
  • Numériser les courriers
  • Assurer les publipostages
  • Gérer une boite mail
• Suivi de l’activité
  • Réaliser des statistiques, des bilans, des tableaux de bord
  • Participer à la rédaction de procédures
  • Participer à la construction d’outils
  • Participer à l’élaboration de document de synthèse d’activité

Qualifications

• OUTILS BUREAUTIQUES : Word, Outlook, PowerPoint
• LOGICIELS METIERS : KOLOK, SOLIS, GFD, POS ACTES, ASTRE, E-GF, IODAS
• * Les logiciels peuvent varier en fonction de l’affectation de l’emploi