[Hiring] Administrative Assistant in charge of managing fixed-term contracts, payroll, and training @Fonction publique Territoriale

Role Description

Placé(e) sous l’autorité du responsable des Ressources Humaines de la Communauté d’agglomération de Castres-Mazamet, vos missions sont :

• Gestion des agents contractuels, en lien avec les différents services (40%) :
  • Gestion de l’embauche des CDD (DUE, pièces administratives pour constitution des dossiers, etc…).
  • Préparation des contrats des agents, suivi des prolongations de contrat.
  • Suivi des fins de contrats.
  • Gestion et suivi des recrutements et des affectations des saisonniers.
  • Organisation des visites médicales d’embauche.
• Soutien et remplacement à la paie sous la responsabilité de la gestionnaire de paye (30%) :
  • Gestion des paies des agents titulaires, contractuels et élus.
  • Préparation et suivi du calcul et de l’exécution de la paie.
  • Saisie et vérification des éléments de paie (heures, congés payés, indemnités de fin de contrat, primes diverses...).
  • Réalisation des opérations de contrôle de paies.
  • Gestion des éléments relatifs aux mutuelles et prévoyance.
  • Saisie des déclarations obligatoires (DSN, RSU...).
• Gestion des formations (30%) :
  • Enregistrement et suivi des demandes de formation continue et formations d'intégration des agents.
  • Mise en œuvre des formations spécifiques en lien avec les chefs de service.
  • Recherche des prestations de formation pour les formations spécifiques.
  • Préparation des conventions de formation.
  • Enregistrement et suivi des demandes de préparation aux concours et examens professionnels.
  • Préparation du plan formation de la collectivité, en lien avec les responsables de service.
  • Renseignement et diffusion d’informations aux agents sur les formations et les concours.
  • Engagement des dépenses liées à la formation et suivi des factures sur le logiciel Sedit Finances.
  • Suivi des formations obligatoires liées aux métiers.

Qualifications

• SAVOIR :
  • Connaissance des procédures et de la réglementation de la paie.
  • Connaissance de la réglementation relative aux CDD.
  • Connaissance de la réglementation relative à la formation.
  • Connaissance du statut de la FPT.
• SAVOIR FAIRE :
  • Maîtrise du pack Office.
  • La connaissance des logiciels spécifiques métiers : sedit RH et sedit Finances, serait un plus.
  • Savoir rédiger un courrier, une note, un contrat.
• SAVOIR ETRE :
  • Discrétion professionnelle.
  • Rigueur.
  • Capacité d'écoute.
  • Esprit d'initiative.
  • Aptitude au travail en équipe.

Requirements

• Disponibilité souhaitable durant une partie de la période estivale en soutien sur la paye.
• Possibilité de travail sur 39 heures hebdomadaires avec RTT.