[Hiring] Administrative Management Agent, Building Risk Prevention Service @Fonction publique Territoriale

Role Description

Sous l'autorité du chef de service, l’assistante du Service Prévention des Risques Bâtimentaires (SPRB) a pour mission d’assurer l’accueil interne/externe, d’assister les préventionnistes, d’assurer le suivi administratif des dossiers et activités du service dans le domaine des bâtiments à usages professionnels (BUP) et des bâtiments d’habitation.

Activité 1 – Gestion administrative des dossiers de prévention

• Réceptionner et enregistrer les dossiers transmis au service
• Créer, actualiser et classer les dossiers administratifs et techniques
• Assurer le suivi des dossiers en cours
• Préparer les dossiers pour leur transmission aux préventionnistes chargés de l’instruction
• Assurer le classement et l’archivage des dossiers traités
• Habitations et bâtiments collectifs
• Bâtiments à Usage professionnel (industriel, bureaux, agricoles, …)
• Installations classées pour la protection de l’environnement
• Dossiers de construction, transformation, extension ou réhabilitation

Activité 2 – Suivi administratif de l’instruction

• Assurer le suivi des différentes étapes d’instruction des dossiers
• Enregistrer les avis, observations et demandes de compléments dans le logiciel de gestion
• Saisir et mettre en forme les courriers et courriels relatifs aux dossiers instruits par les préventionnistes
• Relancer les interlocuteurs lorsque les éléments nécessaires au traitement du dossier sont manquants
• Mettre à jour les tableaux de suivi et outils de gestion du secrétariat
• Veiller au respect des échéances administratives

Activité 3 – Gestion documentaire et traçabilité

• Organiser et actualiser les bases documentaires du service
• Numériser, indexer et classer les documents
• Assurer la traçabilité des échanges et des décisions
• Participer à l'archivage réglementaire et administratif des dossiers

Activité 4 – Accueil, relations avec les interlocuteurs et secrétariat du service

• Assurer l’accueil physique, téléphonique et électronique du service
• Répondre aux demandes administratives de premier niveau
• Orienter les demandes vers le préventionniste
• Assurer les échanges avec les collectivités, exploitants, maîtres d’ouvrage, bureaux d’études et particuliers
• Organiser les rendez-vous et réunions du service
• Rédiger ou mettre en forme courriers, comptes rendus, convocations et documents administratifs

Activité 5 – Appui au fonctionnement et au pilotage du service

• Élaborer et actualiser des tableaux de bord
• Produire des statistiques d’activité : dossiers reçus, dossiers traités, délais, avis rendus, dossiers en attente
• Participer à l’amélioration des procédures administratives et des outils de suivi
• Contribuer à la diffusion des informations et consignes internes du service

Qualifications

• Maitrise du pack office
• La connaissance de WEBPREV serait un plus