[Hiring] Administrative Assistant, Legal Department @Stadtverwaltung Landau

Role Description

• Vorzimmerdienst & Sekretariat:
  • Führen des Sekretariats des Rechtsamtes und der Rechtsabteilung
  • Aktenführung, Wiedervorlage und Ablage
  • Führen von Terminkalendern und Zeitkonten
  • Erstellen von Sitzungsvorlagen in Session
  • Erledigung der Korrespondenz (unter anderem nach Diktat)
• Digitale Transformation & E-Akte:
  • Unterstützung des Rechtsamtes bei der Einführung der E-Akte
  • Implementierung digitaler Fachanwendungen
  • Aktive Begleitung der laufenden Umstellung zur digitalen Verwaltung
• Geschäftsstelle des Stadtrechtsausschusses:
  • Entgegennahme von Widersprüchen
  • Beratung und Erstellung von Ladungen
  • Fertigung von Gebührenbescheiden
  • Festsetzung der Beisitzervergütung
• Mitwirkung bei gerichtlichen Verfahren:
  • Führen und Überwachen des Fristenkalenders
  • Betreuung des Postein- und Ausgangs über das elektronische Behördenpostfach
• Ortsrecht und Satzungswesen:
  • Pflege der Ortsrechtssammlung
  • Unterstützung bei der Betreuung der Satzungsakten
  • Erstellung von Satzungen und anderem Ortsrecht
• Wissensmanagement & Controlling:
  • Pflege der Rechtsamtsbibliothek sowie der Literaturdatenbank
  • Mitwirkung bei der Erstellung von Statistiken und dem Jahresbericht
• Ausbildung & Organisation:
  • Unterstützung bei allgemeinen Verwaltungs- und Organisationsaufgaben
  • Leitung von Auszubildenden im Zuständigkeitsbereich

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, Fachangestellte/r im Bereich Sozialversicherung, Steuer, Bankkauffrau/-mann oder Nachweis der Ersten Prüfung für Angestellte im kommunalen Verwaltungs- und Kassendienst
• Eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Rechtsanwaltsfachangestellte/r (m/w/d) mit Verpflichtung, den Angestelltenlehrgang I (A I) zu besuchen
• Aktuelle Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d), die im Jahr 2027 erfolgreich beendet wird
• Sicherer Umgang mit DV-Systemen: Idealerweise Anwenderkenntnisse in den Programmen ELO, OK.FIS und Session
• Schreiben nach Diktat

Requirements

• Bürgerfreundlichkeit und kundenorientiertes Handeln
• Fachkompetenz und Bereitschaft zur fachlichen Weiterentwicklung
• Kommunikationsfähigkeit und kollegiales Verhalten, insbesondere Teamfähigkeit
• Angemessene, klare und verständliche Ausdrucksweise
• Sicherheit und Geschick in der Gesprächsführung
• Gutes Selbstmanagement, auch bei Belastungsspitzen
• Digitale Affinität: Motivation, sich in die E-Akte einzuarbeiten und Wissen an das Team weiterzugeben

Benefits

• 30 Tage Erholungsurlaub bei einer 5-Tage-Woche, ab 2027 31 Tage
• Deutschlandticket als Jobticket
• Betriebliches Gesundheitsmanagement
• Corporate Benefits
• Leistungsentgelt
• Jahressonderzahlung
• Betriebliche Altersversorgung
• Möglichkeit zur Nutzung von Homeoffice