[Hiring] Assistant Director and Communication Officer @Fonction publique Territoriale

Role Description

La titulaire du poste assure l’assistance du maire et du directeur général, gère les agendas, les rendez-vous et la programmation des réunions, le suivi des courriers, la préparation des conseils municipaux, la diffusion et la transmission des délibérations et décisions.

En lien avec l’élue en charge de la communication, elle assure la diffusion des informations municipales, elle assure une veille sur les réseaux sociaux et le suivi du site internet.

Missions principales

• Gestion Administrative :
  • Assurer l’assistance du Maire en organisant les rendez-vous, en répondant aux appels téléphoniques, en traitant le courrier et en gérant l'agenda.
  • Assurer le secrétariat de la direction générale en gérant les agendas, les réunions et les correspondances.
  • Assurer l’organisation et le secrétariat du Conseil municipal (traitement des délibérations, transmissions des actes via dématérialisation, etc.).
  • Préparer les dossiers du maire, intégrer les rapports et assurer le suivi des comptes rendus et leur diffusion aux services et aux élus.
  • Gestion des archives communales : assurer l'inventaire et l'élimination qui doivent être faits environ tous les deux ans et le récolement après chaque élection municipale.
• Communication Externe :
  • Accompagner l’élue à la communication dans le suivi opérationnel et la mise en œuvre des différents outils et publications de la collectivité.
  • Assurer une veille quotidienne sur les commentaires, messages et sollicitations via le site internet et les réseaux sociaux, en lien avec les élus référents.
  • En lien avec le Maire ou les élus référents, diffuser les informations pertinentes à la presse locale et gérer les demandes de presse.
  • Mettre à jour le site web de la mairie ainsi que les plateformes de médias sociaux pour assurer une présence en ligne dynamique et informative en lien avec les élus référents.
• Communication Interne :
  • Assurer une transmission de l’information aux agents sous couvert du Directeur général des services.
  • Gérer la circulation de l'information au sein de l'administration municipale en collaborant avec les différents services pour assurer une communication efficace et fluide.
  • Organiser les réunions et les événements internes pour favoriser la cohésion et la collaboration entre les agents municipaux.
  • Assister le DGS dans la diffusion des informations.
• Relations Publiques :
  • Assurer le premier niveau d'accueil et de traitement des sollicitations des usagers. Apporter des réponses de premier niveau ou orienter les demandes complexes ou à caractère politique vers les services ou les élus compétents.

Qualifications

• Diplôme en administration publique, gestion, communication, relations publiques ou dans un domaine connexe. Formation complémentaire en communication ou en gestion des relations publiques serait un plus.
• Expérience préalable dans un rôle administratif ou de communication.
• Excellentes compétences en communication écrite et verbale en français. Un niveau académique en anglais serait un plus.
• Capacité à rédiger des communiqués de presse, des rapports et des discours.
• Maîtrise des outils informatiques et des logiciels de bureautique.
• Capacité à travailler de manière autonome, et à organiser et à prioriser les tâches de manière efficace, en gérant simultanément les responsabilités administratives et de communication.
• Minimum de 3 à 5 ans d'expérience en tant que secrétaire de direction.