[Hiring] Management and Communication Assistant Incubator @ENSAM

Role Description

L’assistant(e) de gestion et de communication de l’incubateur assure le bon fonctionnement administratif et financier de l’incubateur, en lien avec les entreprises incubées, les différents services de l’Ecole et les partenaires extérieurs. Il/elle assure le bon fonctionnement administratif et opérationnel de l’incubateur, notamment vis-à-vis des entreprises incubées, et le suivi de l’activité de l’Incubateur, et apporte un soutien aux activités de communication de l’Incubateur.

• Fonctionnement de l’incubateur :
  • Gérez les demandes d’achats, les demandes techniques (réparations, travaux, parking…), les demandes de badges, les déplacements, les réservations de salle en utilisant les outils informatiques et en relation avec les services concernés.
  • Gérez le planning de l’incubateur et l’organisation des réunions internes, avec les incubés, et avec des extérieurs / formations / comités d’incubation : gestion des dates, invitations et rappels, compte rendus.
  • Accueillez les intervenants extérieurs : préparation des salles (équipements, documents…), commande de la restauration si besoin.
• Relations avec les entreprises incubées :
  • Constituez, mettez à jour et suivez les dossiers administratifs et financiers des entreprises incubées (documents demandés, contrats, assurance, état des lieux…) et les diffusez aux services concernés (services financiers, service qualité contrat, sécurité et prévention…).
• Suivi de l’activité de l’incubateur :
  • Effectuez un reporting régulier.
  • Renseignez et tenez à jour les outils de suivi de l’activité : CRM, tableaux de suivi (des documents administratifs et financiers, des réunions individuelles et mensuelles, des badges…), saisie de données des projets financés.
  • Organisez les points réguliers avec les services concernés : services financiers, patrimoine/travaux, sécurité et prévention, 2CRP.
• Événements et animations :
  • Participez à l’organisation des événements (journées portes ouvertes, démo days…) : préparation des salles, commandes, invitations, gestion des badges, accueils des visiteurs.
  • Contribuez à la communication réalisée sur les événements : photos, posts, articles.
  • Participez à l’animation du collectif des incubés.
  • Apportez un soutien à la communication de l’incubateur : lettre d’information aux startups, du campus, publications internes et externes, réseaux sociaux, en lien avec le service communication du Campus et de l’ENSAM.
  • Contribuez à réaliser les supports de communication de l’incubateur : fiches de présentation des entreprises, documentation.

Qualifications

• Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires :
  • Vous saurez adopter et utiliser les applications de l’intranet de l’ENSAM.
  • Vous maîtrisez les outils logiciels bureautique et d’organisation : classeurs Excel, Teams, Outlook…
  • Des compétences dans les outils de communication (newsletter, graphisme…) seraient un plus.
• Savoir-faire opérationnel :
  • La connaissance du monde de l’entreprenariat et de l’innovation serait un plus.
  • Vous avez une excellente expression écrite et orale.
• Savoir être :
  • Proactivité, sens de l’initiative.
  • Vous avez de la rigueur et de la précision dans les tâches administratives, un sens de l’organisation, vous savez suivre et gérer un projet, un planning, des tâches très variées et diverses.
  • Vous avez un bon relationnel avec des interlocuteurs différents. Vous acceptez de travailler en équipe et pour une équipe, dans un esprit de service pour les entreprises incubées, de prendre des tâches de l’ensemble de l’équipe quand c’est nécessaire.

Requirements

• Niveau d'études minimum requis : Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2.
• Langues :
  • Français : Maîtrise.
  • Anglais : Seuil.
• Localisation : 151 boulevard de l'hôpital 73013 PARIS.

Elements de candidature

• Documents à transmettre : Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire.
• Personnes à contacter : [email protected].