[Hiring] Office Clerk in the Faculty of Business and Social Sciences @Helmut-Schmidt-Universität Universität der Bundeswehr Personaldezernat

Role Description

An der Helmut-Schmidt-Universität / Universität der Bundeswehr Hamburg (HSU/UniBw H) ist in der Fakultät für Wirtschafts- und Sozialwissenschaften ab dem nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle einer Bürosachbearbeitung (m/w/d) (Entgeltgruppe 5 Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD); 39 Stunden wöchentlich) unbefristet zu besetzen.

Aufgabengebiet:

• Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs
• Beschaffung, Verwaltung und Ausgabe von Büromaterial
• Planung und Überwachung von Terminen
• Führen der Urlaubs- und Abwesenheitslisten für die zugeordnete Organisationseinheit
• Aufbereitung, Pflege und Bereitstellung von Unterlagen und Daten für Vorgesetzte
• Anforderung von Möblierungsgerät sowie Weiterleitung von Störungsmeldungen und Reparaturaufträgen an die zuständigen Organisationseinheiten der zentralen Verwaltung
• Interne und externe Bürokommunikation
• Anfertigung von Schriftsätzen aller Art (u. a. allgemeiner Schriftverkehr, Texte mit zum Teil wissenschaftlichen Fachbegriffen /-inhalten)
• Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen und Konferenzen (auch in Zusammenarbeit mit Organisationseinheiten der HSU/UniBw H, wie z. B. Veranstaltungsmanagement, Liegenschafts-verwaltung, Medienzentrum)
• Aktenführung und -ablage
• Empfang und Betreuung von Besuchern (z. B. Studierende, Lehrbeauftragte, Gastwissenschaftlerinnen und Gastwissenschaftler, Sonstige)
• Ermittlung und Buchung von Räumlichkeiten (z. B. Seminar- und Konferenz-räume)
• Korrekturlesen diverser Schriftsätze

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung zur Kauffrau / zum Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung
• Sehr gute EDV-Kenntnisse (z. B. Microsoft Office)
• Grundkenntnisse in Englisch, bereit, diese durch Fortbildungen auszubauen
• Kenntnisse in Content-Management-Systemen (CMS)
• Bereitschaft und Fähigkeit, sich in verschiedene universitätsinterne IT-Systeme einzuarbeiten
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
• Aufgeschlossenheit im Umgang mit Menschen und eine ausgeprägte Serviceorientierung
• Fähigkeit sowohl zum eigenständigen als auch zum teamorientierten Arbeiten

Benefits

• Vermögenswirksame Leistungen
• Jahressonderzahlung
• Betriebliche Altersversorgung
• Flexible Arbeitszeiten sowie die Möglichkeit von Telearbeit und mobilem Arbeiten
• DeutschlandJobTicket mit Arbeitgeberzuschuss bei Vorliegen der notwendigen Voraussetzungen
• Möglichkeit der Inanspruchnahme eines Kinderbetreuungsplatzes in einer campusnah gelegenen Kindertagesstätte bei Vorliegen der notwendigen Voraussetzungen
• Gezielte Personalentwicklung und umfangreiches Fort- und Ausbildungsangebot
• Kostengünstige Verpflegungsmöglichkeit in der Campus-Mensa mit drei Mahlzeiten pro Tag
• Möglichkeit der Teilnahme am Corporate-Benefits-Programm
• Teilnahme an Angeboten der betrieblichen Gesundheitsförderung
• Kostenfreie Parkmöglichkeiten auf dem Campus-Gelände
• Möglichkeit zur Nutzung des bundeswehreigenen Carsharings

Application Information

Auskünfte bei fachlichen Fragen erteilt Ihnen Frau Sunkel, Tel.: 040-6541-2820 oder per E-Mail: [email protected].

Ihre Bewerbung richten Sie bitte mit den üblichen Unterlagen ausschließlich in elektronischer Form (pdf-Datei), unter Nennung der Kennziffer FKV-0526, bis zum 22.11.2026 an: [email protected].

Hinweis: Informationen zum Datenschutz im Rahmen des Bewerbungsverfahrens finden Sie auf der Internetseite www.hsu-hh.de unter der Rubrik "Universität - Karriere - Datenschutzinformationen". Ohne Angabe der Kennziffer kann Ihre Bewerbung nicht berücksichtigt werden und wird aus datenschutzrechtlichen Gründen umgehend gelöscht.