[Hiring] Executive Secretary @Agence de service et de paiement

Role Description

Sous l'autorité de l'Agent comptable, la ou le secrétaire de direction assure le fonctionnement administratif, budgétaire et communicationnel de l'agence comptable. Elle/Il contribue à la qualité des relations internes et externes, à la sécurisation des processus, et à la fluidité de l'activité de l'agence comptable.

• Secrétariat de direction:
  • Gestion des agendas de l'Agent comptable et du Fondé de pouvoir (Limoges) et organisation logistique des réunions.
  • Programmation et participation au CODIR de l’AC.
  • Rédaction, saisie, mise en forme et diffusion de documents administratifs.
  • Gestion des délégations de signature.
  • Mise à jour de l'organigramme, du plan d'occupation des bureaux et de la signalétique.
• Suivi budgétaire: En lien étroit avec la DFJL:
  • Contribution à l'élaboration et au suivi de l'exécution du budget de l’AC.
  • Réception des factures fournisseurs sur CHORUS PRO, liquidation des factures sous PEP Prémium, création et suivi des fournisseurs, RAE et engagements juridiques.
• Gestion des frais de déplacement:
  • Pour les encadrants de Limoges et de Montreuil:
    • Organisation des déplacements (réservations de transport et des nuitées).
    • Contrôle des pièces justificatives.
  • Pour les agents:
    • Contrôle de l'OMI avant validation du N+1.
    • Contrôle des justificatifs de frais avant validation du service fait par le N+1.
• Communication:
  • Élaboration du plan de communication de l’AC.
  • Rédaction, relecture et valorisation des contenus liés aux missions de l’AC.
  • Contribution à l'Intranet (MyASP) en lien avec la Mission de la communication et des études (MCE).
• Gestion du temps: Référent (E) Sciforma:
  • Conseiller les chefs de saisir, s’assurer des saisies dans l’outil, établir les statistiques, participer aux comités de suivi.
  • Être force de proposition.

Qualifications

• Bureautique et outils collaboratifs
• Environnement administratif et institutionnel
• Systèmes d'information et outils numériques

Requirements

• Accueillir, informer et orienter
• Organiser, planifier et prioriser les activités
• Analyser et traiter l'information
• Travailler en équipe et en transversalité
• Respecter les délais et les procédures
• Gérer des situations complexes ou sous contrainte

Benefits

• Aisance relationnelle
• Autonomie et sens de l'organisation
• Rigueur et fiabilité
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité
• Adaptabilité et réactivité
• Esprit d'équipe

Company Description

• Niveau 4 Baccalauréat
• Localisation : 2 rue du Maupas 87000 LIMOGES