[Hiring] Assistant with a focus on event organization @LGL

Role Description

Das Sachgebiet A3 „Spezielle Fortbildungen, spezielle Angelegenheiten“ sucht in Bad Kissingen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz (m/w/d) Schwerpunkt Veranstaltungskoordination (in Teilzeit 95 %).

Vielseitige Aufgaben, die Sie heraus­fordern:

• Bearbeitung und Koordination von Anfragen im Zusammenhang mit dem Kongress
• Unterstützung bei:
  • der Vorbereitung, Durchführung sowie Nachbereitung von Besprechungen und Abstimmungsterminen (Zuarbeit bei der Erstellung und Aufbereitung von Tagesordnungen, Protokollen, Besprechungsunterlagen und organisatorischen Übersichten)
  • der organisatorischen Vorbereitung und Nachbereitung des Kongresses
  • der Abstimmung und Koordination in Fragen der Hybridtechnik
  • der Abstimmung mit diversen Dienstleistern
  • der Durchführung des Kongresses vor Ort
• Koordination und Nachverfolgung von Aufgaben, Terminen und Fristen
• Unterstützung bei der Nachverfolgung der durch die Agentur betreuten Bereiche
• Pflege und Aktualisierung von Referierenden-, Kontakt- und weiteren Veranstaltungslisten
• Unterstützung bei der Zusammenstellung und Aktualisierung von organisatorischen Kongressinformationen
• Übernahme weiterer organisatorischer und administrativer Aufgaben im Rahmen der Kongressorganisation

Qualifications

• Erfolgreich abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung im kaufmännischen, verwaltungsbezogenen, veranstaltungsnahen oder digitalen Bereich oder eine vergleichbare Qualifikation, z. B.: Veranstaltungskauffrau/-mann, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Kauffrau/Kaufmann für E-Commerce, Fachkraft für Digital Learning / E-Learning, Fachangestellte/-r für Medien- und Informationsdienste, Kauffrau/Kaufmann für Digitalisierungsmanagement
• Abschluss der Berufsausbildung mindestens mit der Note „befriedigend“
• Selbstständige, strukturierte und gewissenhafte Arbeitsweise
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit sowie Problemlösungskompetenz
• Besonnenheit und Umsicht auch in zeitkritischen Situationen
• Teamfähigkeit, Sozialkompetenz sowie serviceorientierte und freundliche Kommunikation
• Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit (umfassende Deutschkenntnisse [mindestens Sprachniveau B2 nach GER])
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Kenntnisse im Umgang mit digitalen Anwendungen, insbesondere Lernmanagementsystemen (z. B. Moodle, ILIAS) sowie Videokonferenz- und Kollaborationstools (z. B. Webex, MS Teams, Zoom)
• Kenntnisse in der Rechnungsbearbeitung und Reisekostenabrechnung
• Diskretion sowie Sensibilität im Umgang mit personenbezogenen Daten und Beachtung datenschutzrechtlicher Vorgaben
• Bereitschaft zu mehrtägigen Dienstreisen innerhalb Bayerns

Requirements

• Wünschenswert:
  • Erfahrungen in der Organisation von Lehrgängen, Schulungen oder Veranstaltungen
  • Kenntnisse im Bereich E-Learning
  • Erfahrung in der Planung und Durchführung von Online- und Hybridveranstaltungen
  • Kenntnisse in digitalen Kollaborationsplattformen (z. B. SharePoint, Nextcloud, Confluence)

Benefits

• Flexible Arbeits­zeiten
• Behördliches Gesundheits­management
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• 30 Tage Urlaub plus Heilig­abend und Silvester arbeits­frei
• Betriebliche Alters­vorsorge
• Jahres­sonder­zahlung
• Vermögens­wirksame Leistungen
• Fort- und Weiterbildungs­akademie Inhouse
• Sicherer Arbeits­platz
• Ideenmanagement
• Mitarbeiter­vergünstigungen
• Mitarbeiter­veranstaltungen (Sommerfest, Betriebs­ausflug etc.)
• Mobiles Arbeiten

Company Description

Die Akademie für Gesundheit und Lebensmittelsicherheit (AGL) ist die zentrale Bildungseinrichtung für die Aus-, Fort- und Weiterbildung für den öffentlichen Gesundheits- und Veterinärdienst und die Lebensmittelüberwachung in Bayern.

Die AGL hat Standorte in Bad Kissingen, München, Oberschleißheim und Nürnberg. Zur Erfüllung des Bildungsauftrages arbeitet ein interdisziplinäres Team zusammen.