[Hiring] Team Assistant @Kunstakademie Münster

Role Description

Willkommen an der Kunstakademie Münster - Hochschule für Bildende Künste. Gestalten und Arbeiten Sie mit uns in einem höchst anregenden und abwechslungsreichen Arbeitsumfeld zwischen Verwaltung und Kunstbetrieb. Für unser Team suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Teamassistenz (m/w/d) für das Dezernat Liegenschaften mit 50 % der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit (z.Zt. 19 Stunden 55 Minuten) befristet auf zwei Jahre.

• Termin- und Projektmanagement
  • Planung, Koordination und Nachverfolgung von Terminen für regelmäßige Wartungen und Prüfungen (vor allem von Aufzügen, Brandschutzanlagen, Elektroanlagen, Heizungstechnik)
  • Unterweisungen und Schulungen (z. B. Arbeitssicherheit, Ersthelfer*innen, Brandschutz)
  • Führen eines digitalen Kalenders und Erinnerungssystems für Fristen
  • Dokumentation von Terminen
• Unterstützendes Beschaffungsmanagement
  • Bei Ausschreibungsvorbereitung, Angebotsvergleichen und Bestellung von Materialien
  • Pflege und Aktualisierung von Lieferantenlisten und Rahmenverträgen
  • Koordination mit internen Fachabteilungen und externen Dienstleistern
• Dokumentation und Compliance
  • Aktualisierung und Verwaltung von Ausbildungsnachweisen (z. B. Ersthelfer-Zertifikate, Unterweisungen zur Arbeitssicherheit)
  • Prüfprotokollen (z. B. nach DGUV, ArbSchG, BetrSichV)
  • Wartungs- und Instandhaltungsdokumenten (z. B. Serviceberichte, Reparaturhistorie)
  • Sicherstellung der DSGVO-konformen Ablage aller Unterlagen
  • Unterstützung bei der Erstellung von Berichten für interne und externe Stellen
• Fahrdienstkoordination
  • Terminierung und Verwaltung von Fahranträgen, Werkstatt- und Wartungsterminen für Dienstfahrzeuge
  • Abstimmung mit Fahrzeughaltern, Werkstätten und Versicherungen
  • Kontrolle der Fahrzeugdokumentation (z. B. Inspektionsnachweise, Reparaturrechnungen)
• Allgemeine Büroorganisation
  • Vertretungsweise Wahrnehmung von Sekretariatstätigkeiten im Vorzimmer der Rektorin/des Kanzlers
  • Unterstützung bei der Postbearbeitung
  • Erstellung von Präsentationen, Protokollen und Statistiken

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, bevorzugt im Bereich Kauffrau/-mann für Immobilienwirtschaft, Fachwirt*in für Facility Management, Kauffrau/-mann für Büromanagement oder eine mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
• Bereits Erfahrungen in einzelnen Bereichen wie:
  • Kenntnisse im Dokumentenmanagementsystem (DMS)
  • Bereich Arbeitssicherheit (DGUV, ArbSchG)
• Organisationstalent
• IT-Affinität und Interesse an Digitalisierungsprojekten
• Sicher im Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen, insbesondere Word, Excel und Outlook
• Kommunikativ im Team, verlässlich, verantwortungsbewusst und flexibel in dynamischen Arbeitsfeldern

Benefits

• Befristeter Arbeitsvertrag über zwei Jahre
• Vergütung bis zur Entgeltgruppe 8 TV-L, je nach persönlichen Einstellungsvoraussetzungen
• Wertschätzendes Miteinander und flache Hierarchien
• Flexible Arbeitszeiten und mobiles Arbeiten
• Gute Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Gesundheitsmanagement-Angebote

Company Description

Die Kunstakademie Münster versteht sich als eine Hochschule der Chancengleichheit und tritt für personelle Vielfalt ein. Frauen werden ausdrücklich zur Bewerbung aufgefordert. Bewerbungen von Personen mit einer Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung, die Sie bitte in digitaler Form in einer zusammenhängenden PDF-Datei bis zum 25.11.2026 über unser Online-Portal einreichen.