[Hiring] Assistant to the Group Prevention Chief @Fonction publique Territoriale

Role Description

Sous l’autorité du chef de groupement prévention, l'assistant(e) a pour mission d'organiser son agenda professionnel et d’assurer le suivi, la coordination et la communication de l‘ensemble des dossiers participant au fonctionnement du groupement. Il/elle participe en outre au suivi des dossiers ERP sur un secteur géographique déterminé et assure le suivi du secrétariat de la Sous-Commission Départementale de Sécurité.

Activité 1 – Gestion administrative des dossiers de prévention

• Réceptionner et enregistrer les dossiers transmis au service
• Créer, actualiser et classer les dossiers administratifs et techniques
• Assurer le suivi des dossiers en cours
• Préparer les dossiers pour leur transmission aux préventionnistes chargés de l’instruction
• Editer les ordres du jour, rapports de présentation, comptes-rendus et procès-verbaux de la sous-commission départementale de sécurité
• Assurer le classement et l’archivage des dossiers traités
• Etablissements Recevant du Public
• Dossiers de construction, transformation, extension ou réhabilitation

Activité 2 – Accueil, relations avec les interlocuteurs et secrétariat du service

• Assurer l’accueil physique, téléphonique et électronique du service
• Répondre aux demandes administratives de premier niveau
• Orienter les demandes vers le préventionniste
• Assurer les échanges avec les collectivités, exploitants, maîtres d’ouvrage, bureaux d’études et particuliers
• Organiser les rendez-vous et réunions du service
• Rédiger ou mettre en forme courriers, comptes rendus, convocations et documents administratifs

Activité 3 – Assurer l’appui du chef de groupement

• Agenda, organisation des rendez-vous et réunions
• Gestion des courriers et courriels
• Préparation et mise en forme des documents
• Suivi des dossiers groupement en termes de :
• Ressources humaines
• Formation
• Logistique

Activité 4 – Gestion des examens SSIAP

• Gérer et suivre les dossiers d’examen SSIAP et d’agrément des organismes de formation au niveau départemental
• Être l’interlocuteur du groupement prévention auprès des organismes de formation
• Être l’interlocuteur du groupement prévention auprès du service système d’info, pilotage, appui gestion ressources humaines

Activité 5 – Appui au fonctionnement et au pilotage du service

• Élaborer et actualiser des tableaux de bord
• Produire des statistiques d’activité
• Participer à l’amélioration des procédures administratives et des outils de suivi
• Contribuer à la diffusion des informations et consignes internes du service

Qualifications

• Maitrise du pack office
• Capacité d’adaptation aux logiciels spécifiques métier
• La connaissance de WEBPREV serait un plus