[Hiring] Assistant Director of Proximity @Fonction publique Territoriale

Role Description

L’assistant(e) de direction assiste la Directrice générale adjointe en charge du pôle proximité, composé des secteurs de l’enfance et petite enfance, de la jeunesse, du sport, des plages, de la culture et de l’animation économique. Les principales missions consistent à aider à l’uniformisation et la consolidation des documents émanant de chaque secteur ainsi que l’assistance au suivi et à l’organisation générale administrative du pôle.

• Relecture et contrôle des actes administratifs
  • Contrôler les projets d’arrêtés et de décisions relevant du pôle : vérifier la forme (uniformisation), la cohérence, les références, les pièces et le respect des procédures applicables.
  • Organiser leur circuit de validation et de signature, puis suivre leur transmission, notification, publication et archivage selon les procédures en vigueur.
  • Soliciter le service compétent en cas de doute juridique et alerter la DGA en cas de difficulté.
• Organisation et participation aux réunions de pôle
  • Préparer les ordres du jour, réunir les contributions et organiser les réunions du pôle.
  • Rédiger des comptes rendus structurés, formaliser les décisions, les responsables et les échéances ; assurer leur diffusion après validation par la DGA et suivre les suites à donner.
• Assistance de direction et organisation
  • Organiser l’agenda de la DGA, les rendez-vous et les réunions ; préparer les dossiers et les éléments utiles aux échanges.
  • Hiérarchiser les sollicitations selon les priorités fixées et proposer les ajustements nécessaires.
• Suivi des budgets
  • Fournir à la DGA de manière périodique les tableaux de bords nécessaires au suivi budgétaire.
  • Collecter et vérifier les documents destinés aux réunions budgétaires annuelles dans le cadre de la préparation du BP.
  • Pourra être amenée à aider ponctuellement les directions dans la réalisation de certaines tâches (bon de commande, transfert de crédit).
• Suivi des plannings
  • Centraliser les plannings de congés utiles au fonctionnement du pôle, en lien avec les responsables et les ressources humaines.
  • Signaler les difficultés de continuité de service à la DGA.

Qualifications

• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales, de leur organisation et des circuits de décision.
• Connaissance des actes administratifs, notamment des arrêtés et décisions, de leurs règles de rédaction et de leur circuit de validation.
• Connaissance des procédures administratives et des principes de suivi budgétaire, de commande publique.

Requirements

• Maîtriser les outils bureautiques, collaboratifs et les logiciels métiers ; construire et actualiser des tableaux de suivi.
• Analyser et synthétiser les informations.
• Suivre plusieurs dossiers, anticiper les échéances, gérer les priorités, repérer les difficultés et alerter la DGA.
• Travailler en transversalité et assurer une circulation fiable de l’information.

Benefits

• Rigueur, autonomie, sens de l’organisation et capacité d’adaptation.
• Discrétion professionnelle, écoute, qualités relationnelles, esprit d’équipe.