[Hiring] Administrative Manager @Fonction publique Territoriale

Role Description

Placée sous la responsabilité hiérarchique de la coordination de pôle, le (la) gestionnaire assure la gestion administrative et budgétaire du pôle et accompagne les responsables de service ou d’équipement de la direction grâce à la mise en place d’outils de gestion.

Gestion administrative et communication du pôle

• Gérer l’assistanat de la direction
• Assurer l’organisation de l’agenda
• Gérer le calendrier des instances et initiatives du pôle
• Assurer la préparation et le suivi des dossiers (décisions, délibération,...)
• Suivre les conventions liées à l’activité du pôle
• Rédiger les comptes rendus de réunion de pôle
• Gérer l’organisation logistique des réunions
• Assurer et développer la communication du pôle
• Assurer la gestion et le suivi du courrier
• Gérer les commandes de fournitures
• Assurer l’archivage des services du pôle
• Accueil physique et téléphonique du pôle

Gestion budgétaire et RH

• Participer au suivi budgétaire des services du pôle (dépenses et recettes)
• Réaliser les bons de commande, engagements et liquidations de facture des services du pôle
• Gérer les plannings et le suivi du temps de travail (absences, congés, CET,…)
• Centraliser et transmettre aux services de la DRH : demande de formation, recrutement, état de paie, rapport de renouvellement,...
• Assurer la transmission des informations relatives à l’offre de formation de la collectivité

Qualifications

• Maîtriser l’outil bureautique et les logiciels métier (AirDélib, Ciril Finances, Ixbus)
• Bonnes connaissances de l'organisation de la Collectivité
• Maitriser les règles et procédures administratives (RH, finances, juridique et commande publique,..)