[Hiring] General Services Manager @Fonction publique Territoriale

Role Description

Placé(e) sous l’autorité du Directeur/de la Directrice des Moyens généraux, le/la responsable du service Moyens généraux assure la coordination et le suivi opérationnel des activités nécessaires au bon fonctionnement de l’Hôtel de Ville, du pôle administratif et des services de la collectivité.

• Veille au fonctionnement optimal de l’Hôtel de Ville et du pôle administratif
• Contrôle régulièrement l’état des bâtiments et signale tout incident ou dysfonctionnement susceptible de perturber leur fonctionnement
• Accompagne les opérations de maintenance et d’entretien en lien avec le service référent
• Optimise la gestion et l’utilisation des espaces, des mouvements et des moyens affectés aux services
• Coordonne les interventions nécessaires au maintien des conditions de fonctionnement des bâtiments
• Veille au respect des consignes de sécurité et au signalement des situations nécessitant une intervention

• Assure la gestion du magasin communal et le suivi des approvisionnements
• Organise l’estimation des besoins en fournitures et matériels nécessaires au fonctionnement des services
• Pilote l’approvisionnement et veille à la disponibilité des produits et matériels au sein du magasin communal
• Suit les stocks, les entrées et les sorties de marchandises et veille à leur bonne gestion
• Suit le budget et les dépenses relatifs aux achats placés sous sa responsabilité
• Valide les bons de commande relevant de son périmètre de responsabilité, dans le respect des procédures de la collectivité

• Manage l’équipe et suit l’activité des cellules Entretien et Intendance
• Supervise le travail des intendants et des agents d’entretien et organise la répartition des activités
• Planifie les déplacements, les congés et les absences des agents en veillant à la continuité du service
• Suit les missions exécutées ou restant à réaliser et ajuste l’organisation en fonction des priorités
• Veille à la mise à disposition du matériel et des équipements nécessaires au bon fonctionnement des équipes
• Élabore les tableaux de bord permettant de suivre l’activité, les moyens mobilisés et les besoins du service

• Coordonne l’activité de reprographie et assure le suivi des demandes des services
• Veille au traitement des demandes de reprographie formulées par les différents services
• Organise la réalisation et la répartition des travaux de reprographie en fonction des priorités
• Contrôle la qualité et les délais de réalisation des travaux demandés
• Suit l’utilisation et les besoins en consommables et matériels nécessaires à l’activité
• Alerte la hiérarchie sur les difficultés, dysfonctionnements ou besoins liés à l’activité de reprographie

Qualifications

• Formation supérieure dans le domaine de la gestion, de la logistique ou expertise équivalente
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
• Maîtrise des techniques d’organisation et de planification d’activités
• Connaissance de la gestion des stocks et des approvisionnements
• Connaissance des procédures de commande et de suivi des dépenses
• Capacité à suivre un budget et à élaborer des tableaux de bord
• Capacité à coordonner et encadrer une équipe
• Connaissance des règles d’entretien et de maintenance des bâtiments
• Connaissance des règles de sécurité et de prévention des risques
• Maîtrise des outils bureautiques
• Capacité à assurer le suivi des prestataires et des interventions

Requirements

• Rigueur et méthode
• Réactivité et capacité à gérer les urgences
• Sens de l’organisation et de la planification
• Capacité à prioriser les demandes
• Esprit d’initiative et force de proposition
• Capacité à rendre compte
• Disponibilité et sens des responsabilités