[Hiring] Administrative and Logistics Manager @IRD

Role Description

Sous la responsabilité de la directrice de la MEPR, et en collaboration étroite avec l’assistante de direction, vous serez gestionnaire logistique du service. La MEPR organise les déplacements des membres des commissions, conseils et comités dont elle a la charge et la bonne tenue de leurs réunions.

Vous serez en charge de l’ensemble des opérations logistiques afférentes, traduirez les besoins explicités par les coordinateurs et coordinatrices des commissions et instances, anticiperez les modalités techniques, et vous assurerez de la bonne gestion logistique de chaque réunion de ces instances.

Ces activités supposent d’établir des collaborations étroites avec les services de logistique du siège et nos partenaires hébergeant ces réunions, ainsi qu’avec le service de gestion des missions et voyages de l’IRD.

Vous réaliserez les archivages administratifs correspondant aux opérations de logistique et le suivi des missions des membres des commissions jusqu’à la clôture de leur dossier. Vous serez force de proposition de projets d'amélioration continue dans le domaine de la logistique, visant en particulier la diminution des coûts carbone et financiers de cette activité.

• Prévoir avec les coordinateurs ou secrétaires collègues de la MEPR, les opérations logistiques liées aux réunions des instances, comités d’évaluation et jurys.
• Réaliser les opérations de logistique en entretenant de bonnes relations avec les prestataires et fournisseurs.
• Préparer les déplacements des membres invités en bonne connaissance des besoins, leur apporter conseil en lien avec les services et agences spécialisées.
• Anticiper et préparer la logistique sur place, veiller au bon déroulement de la logistique des réunions, gérer les listes d’accueil, d’hébergement et de restauration.
• Faire des points réguliers d’état des lieux des réalisations auprès des coordinateurs, coordinatrices et secrétaires des instances.
• Contrôler la qualité des services rendus et le respect des règles d’hygiène et de sécurité (HACCP, ERP, HSCT).
• Réaliser l’archivage des pièces administratives afférentes à la logistique, maintenir à jour le fichier des données des membres des instances.
• Proposer et mettre en œuvre des projets d'amélioration continue dans le domaine de la logistique, cherchant en particulier à réduire l’impact environnemental et financier, et à optimiser le service rendu.

Qualifications

• Logistique, manipulation des éléments de logistique événementielle ; gestion de solutions de mobilité des agents dans le cadre professionnel, accueil et information des usagers.
• Organisation, méthode et processus, gestion de l’urgence, capacité à rendre compte.
• Connaissance de l'environnement institutionnel : organisation, activités et fonctionnement des établissements publics et de la commande publique.
• Connaissance des logiciels bureautiques de base.
• Mise en œuvre et suivi administratif.

Requirements

• Sérieuses qualités d’organisation, de rigueur et d’efficacité.
• Grandes capacités d’adaptation, courtoisie, discrétion, disponibilité et sens de la confidentialité.
• Disponibilité particulière au moment des réunions des instances, flexibilité horaire requise.

Niveau d'études minimum requis

• Niveau 4 Baccalauréat.

Éléments de candidature

Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire.