[Hiring] Administrative Assistant and HR @Fonction publique Territoriale

Role Description

Sous la responsabilité du Directeur adjoint, assure le suivi administratif de secrétariat et d’administration générale, l’assistanat Ressources Humaines, ainsi que les fonctions d’accueil, au sein d’une organisation en binôme.

• Au titre des activités d’accueil :
  • Assurer les activités d’accueil téléphonique, d’orientation, de renseignement et de transfert des appels.
  • Assurer l’accueil physique et l’information des tiers à la Maison du Parc (élus, partenaires, touristes -yc étrangers…).
  • Veiller à la qualité et à l’agencement de l’espace d’accueil de la Maison du Parc.
  • Participer à l’intégration et si besoin la correction des informations touristiques.
  • Assurer le suivi de la réservation des participations aux évènements.
• Au titre des activités de secrétariat et d’administration :
  • Assurer le traitement du courrier « Arrivée » et de la réception des mails du poste Contact@.
  • Assurer le traitement du courrier « Départ », des dossiers (aide à la réalisation, envoi, aide à l’archivage…) et de la préparation des réunions.
  • Gérer le suivi des déplacements des agents (réservations, ordres de mission, contrôle et validation des feuilles de remboursement de frais).
  • Gérer l’enregistrement des demandes ADS.
  • Gérer le suivi du stock de fournitures de bureaux (inventaire des besoins, commandes).
  • Gérer les navettes parapheur avec Mme La Présidente.
• Au titre de l’organisation des instances délibératives du Syndicat Mixte :
  • Participer à l’organisation logistique en lien avec le Pôle (envoi et suivi des convocations, gestion de l’organisation, assistance à la préparation des documents administratifs (registres signatures, projets de délibérations…), assistance à la transmission contrôle de légalité, mise en ligne).
• Au titre des fonctions Ressources Humaines :
  • Participer à l’arrivée et le départ des agents (suivi des clés, badges d’accès ; constitution du dossier administratif (CNI, RIB, Sécu, Casier Judiciaire, DPAE)).
  • Suivi des formations (enregistrement des demandes CNFPT, suivi des conventions et attestations de présence, suivi du tableau annuel de formation).
  • Suivi des absences (ASA, déclarations CPAM, CNP, Prévoyance, suivi du tableau annuel).
  • Suivi des congés payés, RTT, récupération.

Qualifications

• Qualités rédactionnelles et orthographiques.
• Capacité d’organisation de son travail.
• Polyvalence.
• Procédure d’accueil, tenue de standard.

Requirements

• Maîtrise de l’outil informatique de bureautique (Word, Excel, Powerpoint, Publisher, Indesign).
• Connaissance en langues étrangères : anglais Oral et Ecrit (niveau CEFR – B1).

Savoir-être

• Disponibilité, Rigueur.
• Probité.
• Réactivité.
• Capacité à travailler en équipe (Secrétariat – Equipe Direction).