[Hiring] General Secretariat Manager, Public Service and Assistant to the D.G.S. @Fonction publique Territoriale

Role Description

Responsable du Secrétariat Général pour assurer l'organisation Administrative et les travaux de l'assemblée délibérante de la collectivité.

• Gérer le service à la population
• Assister le D.G.S. dans le suivi des dossiers structurants de la commune.

Missions Service Secrétariat Général :

• Organiser la préparation, le déroulement, le suivi des assemblées et des commissions dans le respect des textes et des échéances : conseil municipal, caisse des écoles et commission finances.
• Suivre les commissions avant le Conseil Municipal (gestion des présences, des avis, des votes, rédaction de synthèses immédiates et comptes rendus).
• Co-valider sur le fond et la forme les actes administratifs (arrêtés, décisions, délibérations, PV) et suivi administratif (accusé réception, copie pour les services, tenue des registres).
• Participer à l'élaboration des actes (décision, arrêtés et projet de délibération) jusqu'à la transmission exécutoire et au suivi de la mise œuvre par les services.
• Présence aux réunions de services et rédaction des compte-rendu succincts (exemple DST au CTM, réunion des chefs de services…).
• Accueil téléphonique et physique du service : Filtrer les appels ou les demandes en fonction de leur importance et priorités (informer et/ou orienter les appels).
• Gestion du courrier (affranchissement, départ et réception du courrier : enregistrement…).
• Assurer la saisie, collecte, reliure et archivage des registres (arrêtés, délibérations, décisions, prépa CM, ...).
• Gestion dossier vente en liquidation des enseignes.
• Planifier les réunions (occupation des salles de réunion, Outlook).
• Gestion des réservations et locations des 2 salles au public.
• Etablir les bons de commande propres au service et élaborer le budget du service + DGS.

Missions Service à la population (accueil MAIRIE, état civil et élections) :

• Superviser les agents en place.
• Préparation et organisation de la tenue des élections.
• Mission de conseil ou aide à la résolution de questionnement d’ordre administratif et/ou juridique.

Mission Assistante du DGS :

• Gestion de dossiers spécifiques à la direction ou transversaux en collaboration avec le DGS : Licence TAXI, repos dominicaux des enseignes en lien avec l’Agglo, déclaration sinistre containers (poubelles) de nos bâtiments publics via l’Agglo, DDTM : dossier autorisation abattage d’arbres, requête au TA pour les gens du voyage, recherches de financement des projets portés par la commune, montage de dossier de subvention et suivi…
• Mission de conseil ou aide à la résolution de questionnement d’ordre administratif et/ou juridique (Assurer une veille juridique sur les dispositifs existants).

Qualifications

• COMPETENCES THEORIQUES OU TECHNIQUES (SAVOIR)
• Connaissance des différents services de la mairie et de leurs fonctions.
• Connaissance juridique de base sur les domaines concernés par sa fonction.
• Connaissance des orientations et priorités des élus et des décideurs.
• COMPETENCES LIEES AU METIER (SAVOIR – FAIRE)
• Capacités rédactionnelles, relationnelles et organisationnelles, et de synthèse.
• Maitrise des outils informatiques (word, excel, pastell, intranet).
• Maitrise de la dématérialisation des actes (pastell, C.D.G.).
• COMPETENCES COMPORTEMENTALES (SAVOIR – ETRE)
• Faire preuve de disponibilité, de rigueur et d’esprit d’équipe.
• Etre réactif aux imprévus.
• Faire preuve d’autonomie.
• Savoir établir une relation de confiance avec le cadre ou l’élu.
• Discrétion professionnelle et devoir de réserve.