[Hiring] Executive Assistant, General Affairs Officer and Educational Affairs Referent @Université Sorbonne Paris Nord

Role Description

Vos missions principales :

• Assistance à la direction
  • Assurer la gestion administrative courante de la direction, en organisant le suivi des dossiers, des échéances et des informations nécessaires au pilotage de l’IUT, et en signalant les difficultés nécessitant un arbitrage.
  • Planifier et suivre les échéances liées à l’activité de la direction et à la gestion de l’emploi du temps du directeur.
  • Participer à l’organisation des événements de la direction et assurer le suivi des stocks et des besoins en commandes.
• Affaires générales & instances
  • Préparer et assurer le secrétariat du Conseil d’Institut, des bureaux du Conseil, des conseils de direction et des commissions consultatives : organisation des séances, préparation des réunions, vérification du quorum, rédaction et suivi des procès-verbaux (pour le CI) et des relevés de décisions (pour les autres instances).
  • Assurer le secrétariat des comités de site du campus, en collaboration avec l’UFR SMBH.
  • Organiser les consultations internes et électorales institutionnelles et assurer le rôle de référent·e.
  • Assurer le suivi des affaires générales de l’IUT : conventions non financières, mise à jour des annuaires internes, relais du service culturel et exercer la fonction de correspondant·e handicap des étudiants.
• Affaires pédagogiques & applications
  • Assurer le suivi des relations avec la CFVU sur les dossiers relevant notamment des procédures disciplinaires, du FSDIE et des projets étudiants.
  • Administrer la commission pédagogique de l’IUT et assurer le suivi administratif de ses travaux et décisions.
  • Être le/la référent·e technique des applications pédagogiques Parcoursup, eCandidat et Études en France : paramétrage, gestion des profils et comptes utilisateurs, suivi des campagnes de recrutement, accompagnement des utilisateurs et résolution des difficultés techniques ou fonctionnelles.

Outils utilisés :

• Bureautique : Word, Excel et environnement Web.
• Applications de gestion et outils pédagogiques : Apogée-Pégase, Hyperplanning, Parcoursup, eCandidat, Études en France.
• Outils collaboratifs : Teams, Drive et outils numériques associés.

Qualifications

• Bonne connaissance du fonctionnement administratif d’un établissement public d’enseignement supérieur ou capacité à s’y adapter rapidement.
• Connaissance des règles et procédures de gestion administrative et, idéalement, de l’environnement réglementaire de l’enseignement supérieur.
• Maîtrise des outils bureautiques et capacité à s’approprier rapidement de nouvelles applications informatiques.
• Capacité à rechercher, analyser et synthétiser des informations.
• Bonne maîtrise des techniques de communication et d’expression écrite et orale.

Requirements

• Organiser et coordonner des activités impliquant de nombreux interlocuteurs.
• Planifier, anticiper et assurer le suivi des échéances dans un environnement complexe.
• Préparer et suivre des réunions, instances et commissions.
• Structurer et rédiger des documents, synthèses et comptes rendus.
• Accompagner et conseiller des interlocuteurs aux profils variés.
• Rendre compte de manière régulière et fiable.
• Hiérarchiser les priorités et alerter lorsque cela est nécessaire.

Benefits

• Rigueur, fiabilité et sens de l’organisation.
• Autonomie, réactivité et polyvalence.
• Qualités relationnelles, diplomatie et sens de la communication.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Capacité à travailler en équipe et en réseau.
• Adaptabilité et capacité à évoluer dans un environnement institutionnel complexe.
• Sens du service public.
• Capacité à gérer les situations d’urgence et les priorités concurrentes.

Localisation

Localisation : rue de chablis 93000 Bobigny

Éléments de candidature

Documents à transmettre : Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire.