[Hiring] Executive Assistant @Agence de l'eau Seine-Normandie

Role Description

• Assister la directrice de la DPI :
• Apporter une aide permanente en matière d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, et de suivi de dossiers (dossiers complexes ou à « enjeu »).
• Conduire, organiser et réaliser des travaux exigeant une maîtrise des techniques et la connaissance de l’environnement professionnel, à partir de directives d’organisation.
• Assurer l’interface avec des interlocuteurs de haut niveau.
• Rédiger des comptes-rendus de réunions, des projets de courriers et de notes.
• Est garante des règles communes d’organisation des « outils collaboratifs » pour la direction gestion des groupes de travail, du répertoire DPI.
• Assurer des missions transversales, de coordination et d’intérim :
• Se coordonner avec les autres secrétariats de la direction afin de garantir la continuité de service.
• Contribuer avec les autres assistantes à l’organisation de différentes instances du bassin :
• Est responsable de la commission des programmes et de la prospective (fixer le calendrier en lien avec le président, organisation des séances, gestion des ODJ et productions).
• Contribue à l’organisation du conseil d’administration, du comité de bassin et leurs groupes préparatoires.
• Assurer le rôle de correspondante RH sur l’application de gestion du temps pour les agents de la direction et la directrice : planning de congés, intérim, etc.
• Participer au réseau métier des correspondants RH piloté par la direction des ressources humaines.
• Peut assurer ponctuellement l’intérim de l’assistante de la directrice générale (application gestion du temps, agenda, gestion du courrier et des appels).

Qualifications

• Conformément au décret 2007-832 portant statut des agences de l’eau, les candidats devront justifier soit d’un titre ou diplôme de premier cycle de l’enseignement supérieur, soit d’un titre ou diplôme certifié de niveau 5.
• Les candidats en CDI à l’agence doivent pour postuler, remplir les conditions du décret 2007-832, cité plus haut.
• Les candidats, de catégorie B, seront de manière privilégiée issus de la filière administrative.
• Les fonctionnaires d’État seront placés en position d’affectation via notre ministère de tutelle.
• Les fonctionnaires territoriaux ou hospitaliers seront recrutés par détachement sur corps État équivalent, via notre tutelle.

Requirements

• Bonne connaissance des outils bureautiques office : Word, Excel et Powerpoint.
• Facilité avec les outils numériques et maîtrise des réunions en visioconférence.
• Maitrise des techniques de secrétariat.
• Accueil d'une personne, d'un groupe, du public.
• Bonnes capacités rédactionnelles indispensables, sens de la communication.
• Mise en œuvre d'une règle ou d'une procédure.
• Goût du travail en équipe et facilités de contact.
• Rigueur et organisation, gestion des priorités.
• Dynamisme, proactivité et agilité.
• Faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité des informations.

Elements de candidature

• Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire.