[Hiring] Assistant DGA @Fonction publique Territoriale

Role Description

Les missions consistent à apporter une assistance permanente en termes d'organisation au quotidien des activités de la DGA Politique Educatives Culturelles, Sportives et Lien Social et de la DGA Solidarité et Proximité.

• Être l'interface relationnelle avec les différents interlocuteurs internes et externes.

Assistance de direction et coordination:

• Assurer l'interface entre la Direction Générale et l'ensemble des interlocuteurs internes et externes (élus, partenaires institutionnels, services), avec un rôle de premier filtre et de conseil.
• Piloter l'agenda du DG en arbitrant les priorités, organiser et sécuriser le suivi des réunions stratégiques.
• Rédiger, mettre en forme et fiabiliser les notes, courriers, rapports et documents à forte valeur ajoutée destinés à la gouvernance.
• Garantir la fluidité du fonctionnement de la Direction : hiérarchiser et qualifier les sollicitations et messages selon leur degré d'urgence et d'importance, en autonomie.
• Assurer la veille, le traitement et la diffusion ciblée d'informations stratégiques internes et externes.
• Représenter la Direction dans le traitement des demandes émanant des autres services et de partenaires extérieurs.
• Superviser la circulation des parapheurs et le suivi documentaire (traitement, classement, pré-archivage en lien avec le service des archives).
• Piloter et fiabiliser les outils de suivi : bases de données, tableaux de bord …
• Assurer la coordination logistique transverse de la Direction (moyens matériels, fournitures, équipements).
• Contribuer à l'organisation d'événements institutionnels internes.
• Suivre, en lien direct avec le DG, l'avancement de dossiers stratégiques et relancer les interlocuteurs internes et externes concernés.

Préparation et suivi des réunions:

• Piloter l'organisation matérielle, logistique et calendaire des réunions et instances de la DGS.
• Élaborer et diffuser les ordres du jour et convocations, en garantissant la bonne information des participants.
• Concevoir les supports de présentation et notes de synthèse destinées aux réunions de direction.
• Participer aux réunions en qualité d'appui direct à la gouvernance, rédiger les comptes-rendus et en assurer le suivi des décisions.

Qualifications

• Titulaire d'un diplôme de niveau VI.
• Techniques de secrétariat, connaissances de l'organisation des services de la collectivité.
• Maîtrise Pack Office.

Requirements

• Organisation, gestion du temps et des priorités, capacités rédactionnelles, autonomie.

Benefits

• Rigueur, capacité d'adaptation, polyvalence, réactivité, discrétion et confidentialité, qualités relationnelles, sens du service public.