[Hiring] Assistant to the Public Services @Fonction publique Territoriale

Role Description

Au sein d'une collectivité, il ou elle accueille, oriente et renseigne le public en binôme avec la secrétaire de mairie avant départ en retraite.

• Accueillir et orienter le public (accueil physique et téléphonique)
• Gérer les formalités administratives courantes
• Gérer les demandes relatives à l'état civil
• Gérer les autorisations d'occupation des sols
• Tenir les listes électorales
• Réaliser des tâches de secrétariat
• Saisir des engagements et des mandatements
• Identifier et orienter des demandes d'aide sociale
• Gérer le cimetière
• Budgets
• Logiciels JVS/Mairistem

Qualifications

• Connaître les instances et les processus de décision de la collectivité
• Maîtriser les techniques rédactionnelles
• Connaître et respecter les procédures administratives
• Comprendre les enjeux et modalités du recensement
• Connaître et respecter les principes de fonctionnement des administrations et des établissements publics
• Maîtriser les techniques de secrétariat (dactylographie, écriture abrégée, prise de notes, etc.)

Requirements

• Adapter et organiser les services d'accueil dans un objectif de proximité (guichet unique, guichet annexe, etc.)
• Optimiser la gestion des flux et les temps d'attente
• Définir l'organisation logistique des bureaux de vote
• Être capable d'assurer une veille réglementaire et juridique
• Préparer les documents de suivi des décisions administratives
• Appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre
• Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
• Rechercher des informations, notamment réglementaires
• Vérifier la validité des informations traitées

Benefits

• Avoir le goût pour le contact et l'accueil du public
• Être capable de gérer des dossiers très variés
• Avoir le sens de l'organisation et du service public (déontologie et discrétion)
• Disposer de qualités relationnelles (Relations directes et permanentes avec la population et les organismes publics)