[Hiring] Assistant to the General Vicars @Erzbischöfl.Generalvikariat Hauptabteilung Personal

Role Description

Das Erzbistum Paderborn sucht für das Erzbischöfliche Generalvikariat eine Assistenz (m/w/d) der Generalvikare. Die unbefristete Anstellung streben wir zum 01.05.2027 mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 39 Stunden an. Die Tätigkeit kann ebenfalls in Teilzeit ausgeübt werden. Bitte geben Sie in Ihrer Bewerbung den gewünschten Stundenumfang an. Die Stelle ist bewertet nach EG 9c KAVO, was je nach Erfahrungsstufe einem Jahresbruttogehalt von etwa 52.100 € bis 59.700 € entspricht.

Ihre Aufgaben:

• Unterstützen der Generalvikare in allen administrativen und operativen Aufgaben sowie Sicherstellen einer wechselseitigen Kommunikation
• Koordinieren und Nachhalten von Terminen und Aufträgen sowie Vor- und Nachbereiten von Besprechungen, Konferenzen, Veranstaltungen, Dienstreisen in diözesanen und überdiözesanen Gremien
• Empfangen von Besucherinnen und Besuchern
• Bearbeiten von Postein- und ausgängen sowie Führen und Verwalten der Registratur, der Ablage und der elektronischen Aktenverwaltung
• Erledigen der Korrespondenz und Schreibarbeit, z.B. Schreiben von Protokollen, Gesprächsnotizen und Aktenvermerken teilweise nach Diktat sowie selbstständiges Verfassen von Schriftstücken
• Bestellen von Fachliteratur und Geschenken zu verschiedenen Anlässen

Qualifications

• Abgeschlossenes Studium (Diplom FH/Bachelor) der Betriebswirtschaftslehre oder eine kaufmännische Ausbildung mit einer Weiterbildung zum/zur staatlich geprüften Betriebswirt/in bzw. Verwaltungsfachwirt/in oder Bereitschaft zur entsprechenden Weiterbildung
• Umfangreiche Kenntnisse und Erfahrungen aus dem Sekretariatsbereich, idealerweise Erfahrungen in einem Leitungssekretariat
• Wünschenswerte Sprachkenntnisse in Englisch
• Hohe Arbeitsmotivation, Souveränität unter hoher Belastung und Flexibilität
• Eigenständige, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise, geprägt von Diskretion und hohem Maß an Kundenorientierung
• Positive Grundhaltung und Offenheit gegenüber der Botschaft des Evangeliums sowie Identifikation mit den Zielen und Werten der katholischen Kirche

Benefits

• Interessantes, vielseitiges und verantwortungsvolles Aufgabengebiet mit großen Gestaltungsmöglichkeiten
• Gelebte, familienbewusste und Audit-zertifizierte Personalpolitik zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Familie in allen Phasen der Sorgearbeit
• Belegplätze in unserer Kath. Kita „Franz Stock“ für die Betreuung der Kinder unserer Mitarbeitenden
• Gutes System an Unterstützung, Beratung und Fortbildung
• Vergütung und soziale Leistungen nach den Bestimmungen der Kirchlichen Arbeits- und Vergütungsordnung (KAVO) sowie überwiegend durch den Arbeitgeber finanzierte betriebliche Altersvorsorge (KZVK)
• Unbefristeter Arbeitsvertrag inkl. 30 Tage Urlaub sowie zwei arbeitsfreie Tage an Heiligabend und Silvester
• Vergünstigungen über die ökumenische Einkaufsplattform der Wirtschaftsgesellschaft der Kirchen WGKD und SportNavi (Eigenanteil von nur 29€/Monat)
• Attraktive Leasingangebote sowohl für Fahrräder und E-Bikes als auch für Autos
• Vom Arbeitgeber bezuschusstes Jobticket (bis zu 30%) für Bus und Bahn
• Kostenfreie Parkplätze in unmittelbarer Nähe zum Arbeitsgebäude
• Freistellung an 3 Arbeitstagen pro Jahr zur Teilnahme an Exerzitien
• Lebensarbeitszeitkonto in Kooperation mit der DBZWK
• Und vieles mehr