[Hiring] Assistant to the General Director @Fonction publique Territoriale

Role Description

L'assistant.e de la DGS est placé.e sous l’autorité de la Directrice Générale des Services, en lien étroit avec le Cabinet du Maire et en relations régulières avec l’ensemble des membres de la Direction Générale.

• Organiser l’activité et assister la Directrice Générale des Services :
• Gérer l'agenda et la prise de rendez-vous, en tenant compte des priorités.
• Organiser la logistique des réunions (réservation de dates et de salles, convocation...).
• Recueillir les éléments auprès des services pour la préparation des réunions.
• Rédiger les ordres du jour des réunions en concertation avec la Directrice Générale des Services.
• Participer à différentes réunions pour en rédiger et diffuser les comptes rendus.
• Intervenir sur ces mêmes missions auprès du DGAS Ville Educative et Sportive.
• Suivre les projets et l’activité de la Direction Générale :
• Préparer les dossiers et documents de séance (ordre du jour, documents de réflexion, délibérations, motions, comptes rendus...).
• Fournir une assistance technique à la gestion de certains projets stratégiques.
• Suivre les demandes d'information et de documentation émanant du Cabinet et des élus.
• Assurer l’accueil physique et téléphonique du secrétariat ; contrôler les parapheurs, courriers, notes.
• Assurer une polyvalence en cas d’absence afin de garantir une continuité de service avec l’assistance administrative du Cabinet du Maire.

Qualifications

• Maîtrise des techniques d’assistanat de direction.
• Connaissances du cadre de fonctionnement et de l’organisation des collectivités territoriales.
• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques (tableur, traitement de texte, messagerie, internet…).
• Qualités rédactionnelles.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Sens du travail en équipe et en transversalité.
• Capacité à identifier et gérer les priorités.
• Capacité d’adaptation et réactivité face aux sollicitations multiples.
• Organisation, anticipation, rigueur.
• Autonomie et capacité à alerter/rendre compte.