[Hiring] Assistant @Arcep

Role Description

Vous assurez notamment les missions et activités suivantes, afin de contribuer au bon fonctionnement de la direction et à la fluidité des échanges, à la cohésion, dans le souci de la satisfaction des utilisateurs internes comme externes.

• Secrétariat de direction
• En charge du secrétariat du Directeur et de deux unités : “régulation des marchés mobiles” et “couverture et investissements mobiles”.
• Une seconde assistante assure le secrétariat des trois autres unités et la gestion administrative des décisions d’autorisation d’utilisation de fréquences de l’unité “gestion des fréquences”.
• Polyvalence entre les deux assistantes pour assurer le secrétariat de l’ensemble de la direction en cas d’absence.
• Fonctions de secrétariat incluent :
• Gestion de l’agenda (prise de rendez-vous, gestion des conflits d’agenda).
• Gestion du courrier et des appels téléphoniques.
• Contacts et gestion de l’agenda du collège relatif aux sujets de la direction.
• Planning des congés.
• Saisie et classement des documents.
• Suivi de la transmission et de la validation interne des dossiers.
• Organisation des réunions.
• Préparation des déplacements en mission d’agents de la direction.
• Préparation des dossiers liés aux rendez-vous, entretiens et réunions de la direction.
• Gestion du bon fonctionnement de la direction et attention à la fluidité des échanges avec ses multiples interlocuteurs.
• Appui au fonctionnement administratif de la direction et optimisation des processus.
• Travail en étroite collaboration avec les agents de l’Arcep.
• Contact régulier avec des partenaires variés : opérateurs télécoms, équipementiers, industriels, autres ministères, associations de consommateurs, start-ups, Commission européenne.
• Appui à des processus transverses de l’Arcep
• Assure un intérim mutuel des fonctions avec un groupe d’assistants de direction.
• Peut répondre à des appels du service vocal interactif de l’Arcep.

Qualifications

• Maîtrise parfaite des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, messagerie électronique, internet).
• Bonnes capacités rédactionnelles et rigueur.
• Très bonnes qualités relationnelles, capacités d’écoute et de dialogue.

Requirements

• Goût du travail en équipe.
• Adaptabilité.
• Sens de la discrétion.
• Diplomatie.
• Autonomie.
• Initiative.
• Proactivité.
• Réactivité face aux urgences.
• Organisation.

Benefits

• Maîtrise de l’anglais (un petit +).
• Une première expérience sur des fonctions similaires est souhaitée.

Niveau d'études minimum requis

• Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2.

Éléments de candidature

• Documents à transmettre : envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire.