[Hiring] Assistant @Caisse des dépôts groupe

Role Description

• Gestion des commandes des fournitures et équipement des équipes
• Aide et relais à l’organisation des missions externes de l’équipe (déplacements, frais…)
• Diffusion des tableaux de la Direction (Astreintes, calendriers des comités d’engagement, du budget, …)
• Proposer et gérer les plans de classement de gestion des activités de l’unité en liens avec les acteurs (sur différents canaux : TEAMS et autres)
• Gestion et suivi de la liste des habilitations pour la conduite de l’activité (Accès réseau, Applicatifs métiers, …)
• Assistance à la gestion budgétaire comptable :
• Suivi des opérations et des circuits de validation/signatures dans le parapheur électronique (en lien avec les Assistants Budgétaires)
• Suivi de la facturation des opérations (pilotage des réclamations ou litiges de facturation en étant le lien direct entre la plateforme des dépenses/comptabilité et les fournisseurs externes (Prestataires et Entreprises))
• Suivi des certificats de paiement
• Suivi des intérêts moratoires pour retard de paiement
• Pilotage des Demandes d’Achat (tableau des engagements)
• Pilotage des demandes d’achat et des commandes suivant les processus engagés par la Direction (PEP et autre) et suivant les marchés notifiés et de leurs avenants & Ordres de services (réajustement des DA et des commandes)
• Création des créations de fournisseur et autres demandes de la comptabilité (dont la mise à jour des données fournisseurs)
• Tableau de suivi des opérations (et codification)
• Diffusion des PV de réception aux Départements
• Suivi des mises en amortissement des opérations
• Gestion des Retenues de garantie et cautions bancaires & le traitement des courriers de mains levées de caution et certif de levée de RG suivant demandes fournisseurs
• Suivi des dossiers d’assurance des opérations (complétude) et gestion des litiges en liens avec les Départements
• Suivi du tableau des plans de prévention CDC (marché de travaux et prestations intellectuelles)
• Tableau de pilotage et de suivi budgétaire annuel (tableau de la PROGIMMO au stade du prévisionnel, point à mi année, atterrissage annuel – fin d’opération et pilotage des CAP clôturant les années comptables)
• Gestion technique, risque et achat :
• Rédaction de guide des règles comptables d’opération SDPI (documents, acteurs, circuits, …)
• Gestion et suivi des processus de l’activité en lien avec les autres départements (et animation auprès de l’unité)
• Gestion de la bibliothèque documentaire type d’opération en lien avec les autres départements (dossier Assurance, Dossier de sous-traitance et d’agréement DC4, Certificats – factures – Décompte et autres (documents types))
• Suivi des CN1
• Suivi des indicateurs d’activité de l’unité pour le tableau de bord SDPI
• Suivi du tableau des marchés en Accord cadres et des commandes contractées (gestion des plafonds des Marchés et règle d’attribution)
• Suivi des tableaux de la PPA en fonction des opérations
• Archivage et mise à disposition des marchés

Qualifications

• Bonne connaissance et pratique d’Outlook
• Bonne connaissance et pratique du pack Office : Word, Excel (y compris des tableaux croisés dynamiques) et Powerpoint notamment
• Bonne connaissance de l’outil AFP-SOFTA
• Bonne capacités rédactionnelles (courrier, comptes-rendus…), d’analyse et de synthèse
• Connaissance voire expérience du secteur immobilier et de la conduite d’opération

Requirements

• Organisation et rigueur
• Investissement et réactivité
• Bon relationnel et goût du travail en équipe
• Capacité à gérer les relations avec les hôtes (clients internes) et nos partenaires tant internes qu’externes

Elements de candidature

• Documents à transmettre
• Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV est obligatoire