[Hiring] Administrative Manager of Collections @Manufactures Nationales

Role Description

Au sein de la direction des collections, le service de la régie des collections est chargé du suivi administratif et juridique des biens en mouvement. Le poste est proposé dans le cadre d'un contrat de projet lié à la préparation des prochaine élections présidentielles.

Placé sous l’autorité de la responsable du service et de son adjointe, le gestionnaire assure une part importante de la gestion administrative et juridique des collections. En collaboration avec le reste de l’équipe, il suit notamment les dossiers de dépôts.

• Assurer le suivi administratif des mouvements des collections : entrées et sorties des biens (prêts, dépôts, opérations de restauration):
  • saisit en binôme avec un agent du service les mouvements d’entrées et de sorties dans la base de gestion des collections;
  • édite à partir de l’outil les lettres et les documents associés et assure leur envoi aux dépositaires;
  • rassemble, vérifie et classe les pièces nécessaires au suivi des mouvements;
  • vérifie la complétude, la validité et la cohérence des données transmises;
  • met à jour les outils de suivi des mouvements;
  • répond aux demandes d'information des interlocuteurs internes et externes.
• Assurer les activités administratives liées aux expositions:
  • rédige les décisions de prêt et autres documents administratifs liés aux expositions;
  • participe au suivi des échéances et à la mise à jour des dossiers.
• Participer au suivi des prêts et des dépôts:
  • prépare et assure le suivi des dossiers de dépôts, dans le respect de la réglementation en vigueur;
  • aide à préparer les ordres du jour et rédige les comptes rendus des comités des prêts et des dépôts;
  • assure le classement et la bonne conservation des dossiers.

Dans le cadre de ses missions, le/la gestionnaire :

• assure la circulation et le partage des informations nécessaires au suivi des dossiers afin d'assurer la continuité du service;
• contribue à la rédaction de documents à destination de la direction (bilans, rapports d’activité);
• participe au classement papier et à l'organisation des ressources documentaires et numériques du service;
• évolution possible des missions en fonction des besoins du service.

Liaisons hiérarchiques: Responsable de la régie des collections, adjointe à la responsable du service;

Liaisons fonctionnelles: Collaboration avec la Mission de l'ameublement et l’ensemble des équipes de la direction des collections du Mobilier national.

Qualifications

• Techniques de gestion et de rédaction administrative (maîtrise)
• Environnement juridique et administratif lié aux biens culturels (maîtrise)
• Capacité à comprendre et appliquer une réglementation
• Capacité à travailler en équipe

Requirements

• Mener à bien un dossier et respecter des procédures
• Participer à la définition d’objectifs et s’y tenir (maîtrise)
• Utiliser les outils informatiques (Word, Excel, Libre office, outils métiers...) (maîtrise)

Benefits

• Rigueur et autonomie
• Capacité d’adaptation et souplesse
• Diplomatie et respect de la confidentialité

Éléments de candidature

Documents à transmettre: Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire.