[Hiring] Administrative Manager Music School/Executive Assistant @Fonction publique Territoriale

Role Description

Poste crée suite à réussite à concours

• Assistante de direction (50%):
  • Assurer le secrétariat des assemblées:
    • Convocations
    • Ordres du jour
    • Procès-Verbaux
    • Actes administratifs
    • Contrôle de légalité
    • Publications et affichage
    • Diffusion et notification
    • Registre des Actes Administratifs
    • Lien avec les services techniques et communication pour la transmission des informations liées à la logistique (date des instances, etc.)
  • Rédiger le rapport d’activité annuel, comptes-rendus, courriers…
  • Procéder à la dématérialisation des actes
  • Assurer une Veille interne et externe
  • Réaliser les bons de commande
• En binôme avec l’assistante administrative:
  • Gérer le courrier arrivée et départ
  • Gérer les appels téléphoniques et mails
  • Recevoir, filtrer et transmettre les appels téléphoniques et mails
  • Assurer une aide administrative dans le cadre de la CTG et du service Environnement-Adaptations (envoi correspondances, relances…)
• Responsable administrative de l’école intercommunale de musique (50%):
  • En lien avec le responsable pédagogique:
  • Participer à la mise en œuvre du projet de la structure
  • Gérer administrativement l’école de musique:
    • Gestion des moyens matériels, des espaces et des plannings de l'établissement
    • Constitution et contrôle du budget annuel dans un esprit de rationalisation des coûts, dans le cadre des orientations fixées par la collectivité, réalisation des bons de commande
    • Gestion de la régie de paiement
    • Etablissement du bilan annuel d’activité
    • Participer à l’élaboration des dossiers de subvention
    • Mettre en place les réunions avec l’élu à la culture, les responsables des service communication, culture et les professeurs de l’école de musique
    • Assurer l’accueil et l’information du public
    • Gérer la conservation des instruments et collections de partitions en vue de leur mise à disposition des élèves
    • Gérer les relations avec les familles et les inscriptions
    • Participer à l’organisation des animations de l’école de musique
    • Rendre compte à la direction générale de l’activité de l’école
    • Assurer la communication des activités de l’école de musique sur les réseaux sociaux (communication instantanée)

Qualifications

• Maîtrise des logiciels de bureautique, IDELIBRE, logiciel EIM, COLORIA (consultation du budget et élaboration des bons de commande)…
• Maîtrise des procédures de dématérialisation des actes
• Connaissance des procédures liées au secrétariat des assemblées (délais de convocation, composition des dossiers, etc.)
• Connaissance du fonctionnement d’une école de musique
• Connaissance du budget des collectivités locales
• Règles de l’expression orale et écrite de qualité
• Techniques de secrétariat
• Règles d’orthographe, syntaxe et grammaire
• Fonctionnement de l’internet et de l’intranet
• Principes rédactionnels de la note de synthèse, du compte-rendu

Requirements

• Méthode, rigueur, sens de l’organisation, capacités d’analyse et de synthèse, maîtrise de la gestion du temps, la lecture rapide
• Sens du service public
• Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve
• Esprit d’initiative
• Aisance relationnelle
• Disponibilité