[Hiring] Administrative Assistant - Technical Service @Fonction publique Territoriale

Role Description

Au sein du service Voirie et Bâtiments, vous jouerez un rôle central dans le suivi administratif, logistique et opérationnel des infrastructures et équipements communautaires.

En lien étroit avec le technicien et les différents services de la collectivité, vous assurez le suivi des interventions et contribuez à la qualité du service rendu aux agents et aux usagers.

Assurer le suivi administratif des interventions

• Vous êtes l’interlocuteur(trice) de proximité pour le suivi des demandes relatives aux bâtiments et à la voirie.
• Suivre les demandes d’intervention et réclamations des services utilisateurs.
• Assurer un reporting régulier auprès du technicien et de la direction.
• Assurer le suivi administratif des interventions, devis, bons de commande …
• Suivre les contrats d’entretien et de maintenance des bâtiments communautaires.
• Assister le technicien voirie et bâtiment dans leurs tâches administratives et de suivi.

Participer au fonctionnement des bâtiments communautaires

• Assurez le suivi des commandes de fournitures et des petits travaux d’entretien.
• Gérez les stocks de consommables nécessaires au fonctionnement des bâtiments.
• Suivez les interventions des prestataires et les contrats de maintenance.
• Veillez au bon fonctionnement des équipements et signalez les dysfonctionnements.
• Assurez le suivi des clés et badges d’accès et contribuez à la sécurisation des locaux.

Assurer le suivi de la flotte de véhicules

• Planification et suivi des entretiens.
• Suivi des contrôles techniques.
• Gestion et mise à jour des documents administratifs et des cartes grises.
• Suivi des échéances et des interventions.

Organiser les commissions

• Préparation des ordres du jour.
• Envoi des convocations.
• Organisation logistique des réunions.
• Suivi administratif des réunions.

Vous assurez également le suivi administratif des actions en faveur des Citoyens français itinérants, notamment l’organisation des COPIL et des réunions partenariales de scolarisation ainsi que le suivi des conventions et subventions liées aux aires de passage.

Qualifications

• Formation ou expérience en gestion administrative, administration publique, gestion des bâtiments ou moyens généraux.
• Le suivi administratif de dossiers.
• Les outils bureautiques et les tableaux de suivi.
• L’organisation et la coordination de réunions.
• Le travail en transversalité avec différents services et partenaires.

Requirements

• Organisée et rigoureuse, capable de gérer plusieurs dossiers simultanément.
• Réactive et autonome, avec le sens des priorités.
• Dotée de bonnes qualités relationnelles et rédactionnelles.
• À l’aise dans le travail en équipe et dans les relations avec les techniciens, agents, prestataires et élus.
• Ayant le sens du service public et une réelle capacité à prendre en charge le suivi des dossiers jusqu’à leur aboutissement.
• Une connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales, des marchés publics ou du suivi des bâtiments serait appréciée.