[Hiring] Administrative Assistant @Université Sorbonne Paris Nord

Role Description

Le service de la Vie étudiante est un service de la Direction de la Vie Universitaire. Il a un rôle d’information, d’accompagnement et de soutien aux étudiants de l’université. Il a en charge :

• L’animation de la vie de campus.
• L’accompagnement des associations étudiantes et des initiatives étudiantes.
• L’accompagnement des étudiants en difficulté en collaboration avec le service social du CROUS (restauration, logement).
• L’accueil et l’accompagnement des étudiants internationaux dans leurs démarches administratives.
• L’accompagnement des étudiants en situation de handicap en collaboration avec le service de médecine préventive et les composantes d'USPN.

L’assistant(e) en gestion administrative - Chargé(e) du suivi administratif et financier de la CVEC aura pour mission :

• Accompagnement et information auprès des étudiants.
• Secrétariat administratif (assister le responsable de service dans l’ensemble des activités administratives).
• Rédaction des compte-rendu de réunions.
• Accueil physique et téléphonique, gestion des agendas, des appels téléphoniques, traitement du courrier, mise en signature des parapheurs.
• Aide à la communication des informations relatives à la politique de vie étudiante de l’établissement auprès de la communauté (ENT, site internet USPN, Gestion des mailings étudiantes, etc.).
• Gestion et suivi des outils du pôle : répertoire des contacts, annuaire des associations, archivages, etc.
• Gestion de la salle A110.

Gestion et suivi des dossiers :

• Traitement et suivi des dossiers d’engagement étudiant (UE engagement, Année de césure, etc.).
• Suivi des conventions relavant de la Vie étudiante (partenaires extérieurs : Crous, Associations…), dépôt sur I parapheur.

Aide à l’organisation de commissions, réunions, évènements vie étudiante :

• Convocation des commissions.
• Réservation de salles.
• Préparation des dossiers.
• Rédaction des comptes rendu.
• Réception des partenaires, livraisons.
• Participation aux évènements (JPO, Forum des stages, de l’emploi…).
• Mise à jour des données sur l’Environnement Numérique de Travail et sur le site de l’USPN.
• Gestion des mailings étudiants.

Supervision et gestion financière de la CVEC :

• Gestion et suivi administratif et financier CVEC.
• Coordination avec la Direction des affaires financières et l’Agence comptable.
• Organisation des commissions, des points d’étapes avec les utilisateurs de la CVEC.
• Accompagnement des services dans le montage de leurs projets.
• Elaboration des indicateurs de suivi des projets financés par la CVEC.
• Participation aux enquêtes liées à la CVEC et Vie étudiante.

L’agent peut être amené à réaliser des missions supplémentaires en fonction de l’activité du service.

Qualifications

• Connaissance de l’enseignement supérieur et de la recherche ainsi que des circuits de décisions des universités.
• Connaissance générale des techniques de gestion administrative.
• Connaissance du circuit de la dépense publique.

Requirements

• Analyser une demande et apporter des réponses spécifiques.
• Maitriser les outils bureautiques.
• Assurer un rôle de conseil.
• Capacité rédactionnelle.

Benefits

• Savoir s’adapter et travailler avec les différents interlocuteurs internes et externes.
• Savoir gérer les situations de stress.
• Savoir travailler en équipe.
• Savoir respecter la confidentialité.
• Savoir respecter la neutralité et le devoir de réserve.
• Savoir se rendre disponible, être à l’écoute et faire preuve de patience.
• Savoir rendre compte à son supérieur hiérarchique.

Location

Localisation : 99 Avenue Jean Baptiste Clément, 93430 Villetaneuse.

Application Elements

Documents à transmettre : Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire.