[Hiring] Project Management Organization (PMO) & Project Assistance @Kommunix Software für Kommunen

Role Description

Unsere Fachanwendungen und Lösungen im Verbund der VOIS-Plattform sind deutschlandweit bei Hunderten von Städten, Kreisen und Gemeinden im täglichen Einsatz. Bei der stetig wachsenden Zahl an Neukunden sowie Versions- und Systemumstellungen spielen strukturierte, verlässliche Einführungsprojekte eine zentrale Rolle.

Für diese anspruchsvolle Drehscheibenfunktion suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die unser bestehendes Projektmanagementteam u. a. für folgende Tätigkeiten ergänzt:

• Termin- & Projektplanung: Strukturierte Planung der Kundenprojekte zur Einführung unserer Softwarelösungen; Umplanungen und Erweiterungen der Termine nach Bedarf.
• Schnittstellenkoordination: Organisation und Abstimmung interner sowie externer Termine zwischen unseren Projektleitern, Consultants, Entwicklern und den Ansprechpartnern auf Kundenseite (Kommunen und IT-Dienstleister).
• Projektcontrolling: Überwachung und Dokumentation von Projektstatus; kontinuierliche Pflege der Projektdaten.
• Sekretariats- & Assistenzaufgaben: Zuverlässige Übernahme vertretungsweiser Sekretariatsaufgaben wie die telefonische Erreichbarkeit (Telefonzentrale), die Betreuung des zentralen E-Mail-Postfachs sowie die Postbearbeitung.

Qualifications

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement) oder informationstechnische Ausbildung.
• Fundierte Erfahrung in der Projektassistenz, im PMO oder im Bereich der operativen Projektkoordination.
• Teamplayer mit Wert auf professionellen und verbindlichen Umgang mit Kollegen und Kunden.
• Eigenverantwortliches Arbeiten und Übersicht bei parallelen Anforderungen.

Requirements

• Struktur & Organisation: Ausgeprägtes Organisationstalent, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie schnelle Auffassungsgabe bei komplexen Abläufen.
• Kommunikationsstärke: Freude am Austausch mit Kunden und Kollegen, hohe Dienstleistungsorientierung und verbindliches, professionelles Auftreten.
• Software-Affinität: Sicherer Umgang mit MS Office, ggf. Atlassian Jira/Confluence, Offenheit gegenüber modernen (Projektmanagement-)Tools.
• Flexibilität & Zuverlässigkeit: Bereitschaft und Freude daran, bei Bedarf flexibel im administrativen Assistenz- und Sekretariatsbereich zu unterstützen.
• Sprachkompetenz: Verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

Benefits

• Wachsendes Unternehmen mit modernem Arbeitsumfeld und spannenden Aufgaben in einem starken Team.
• Sorgfältige Einarbeitung in das Aufgabengebiet für schnellen Workflow und Produktivität.
• Förderung und Forderung von Talenten sowie Nutzung des Know-hows.
• Weiterentwicklung der Fähigkeiten durch fachliche und organisatorische Fortbildungsangebote.
• Ergonomischer Arbeitsplatz im Büro während flexibler Arbeitszeiten.
• Mobiles Arbeiten wird unterstützt.
• Zuschüsse zur Physio, zum Sport und zur Alters-/Berufsunfähigkeitsvorsorge sowie Möglichkeit auf ein E-Bike.