[Hiring] Executive Assistant & Operations Manager @lumibit

Role Description

Als ASSISTENZ DER GESCHÄFTSFÜHRUNG & OPERATIONS MANAGER berichtest du direkt an unsere Geschäftsführer und sorgst dafür, dass Lumibit reibungslos läuft. Du bist die erste Ansprechperson für unser Team und für externe Anfragen und kümmerst dich um alles, von der täglichen Organisation bis zu langfristigen Aufgaben. So können sich Geschäftsführung und Team auf unsere Kunden konzentrieren. Übernimm alte Routinen nicht einfach: Denk sie neu und führ bessere ein.

Responsibilities

• Executive Support: rechte Hand unserer Geschäftsführer: Verträge und externe Berater koordinieren, Meetings vorbereiten, Kalender und Reisen managen
• People & Culture: unsere Kultur gestalten und das Team mit Events zusammenbringen, Mitarbeitende von Onboarding bis Offboarding begleiten und Verantwortung für unsere HR-Systeme und -Prozesse übernehmen
• Finanzen & Buchhaltung: Ansprechperson für Buchhaltungsservice und Steuerberatung, Ein- und Ausgangsrechnungen bearbeiten, Leistungsabnahmen für unsere Kunden vorbereiten und Spesen des Teams abrechnen
• Business Operations & Office Management: unsere Büros und Firmenwohnungen betreuen, von Verträgen bis zur Koordination von Dienstleistern
• Brand & kreative Projekte: die Marke Lumibit erlebbar machen, von unserer Merch-Kollektion (Shirts, Pins und mehr) bis zur Organisation von Content-Events für Social Media und Employer Branding

Qualifications

• Mindestens zwei Jahre Erfahrung in Assistenz der Geschäftsführung, HR, Office Management oder Buchhaltung
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium mit Schwerpunkt BWL, Personal, Rechnungswesen oder in einem vergleichbaren Bereich
• Du treibst mehrere Themen gleichzeitig voran und setzt klare Prioritäten, wenn es hektisch wird
• Du hast schon einmal einen Prozess einfacher oder schneller gemacht, statt ihn nur abzuarbeiten
• Du nutzt digitale Tools und KI im Arbeitsalltag und probierst gern Neues aus
• Du gehst sorgfältig und diskret mit sensiblen Informationen um
• Sehr gutes Deutsch und Englisch, Spanisch ist ein Plus

Benefits

• 51.000€ - 75.000€ brutto pro Jahr
• Bei uns gestaltest du vom ersten Tag an mit, wie Lumibit intern arbeitet, und übernimmst Verantwortung dafür
• Deine Arbeitszeit teilst du dir selbst ein
• In der Regel arbeitest du in unserem Büro in München, Homeoffice ist aber auch möglich
• Dein MacBook und das Zubehör suchst du dir selbst aus
• Wir haben flache Hierarchien, reden offen miteinander und helfen uns gegenseitig
• Bezahlte Wellpass-Mitgliedschaft