[Hiring] Executive Assistant @MRI-Servicegesellschaft mbH

Role Description

Für die direkte Unterstützung der Geschäftsführung suchen wir ab sofort Verstärkung.

• Unterstützung der Geschäftsführung bei allen organisatorischen und administrativen Aufgaben im Tagesgeschäft
• Terminmanagement, Kalenderpflege sowie Koordination und Vorbereitung von Besprechungen
• Bearbeitung des Telefons, des E-Mail-Postfachs und der allgemeinen Korrespondenz für die Geschäftsführung
• Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Sitzungen, Besprechungen und Veranstaltungen
• Empfang und Betreuung von Gästen, Geschäftspartnern und weiteren externen Ansprechpartnern
• Erstellung, Aufbereitung und Ablage von Unterlagen, Präsentationen und Protokollen
• Unterstützung bei organisatorischen Projekten und Sonderaufgaben der Geschäftsführung
• Schnittstellenfunktion zu internen Bereichen externen Ansprechpartnern
• Unterstützung bei Bewerbungsprozessen und ausgewählten Personalthemen
• Verlässliche, diskrete und vertrauliche Bearbeitung von Informationen und Vorgängen

Qualifications

• Mehrjährige Erfahrung im Sekretariat, in der Assistenz der Geschäftsführung oder in einer vergleichbaren Position
• Sehr gute Organisationsfähigkeit sowie eine strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise
• Ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und die Fähigkeit, Prioritäten sicher zu setzen
• Sicheres, freundliches und professionelles Auftreten gegenüber internen und externen Ansprechpartnern
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeit sowie ein sicherer und serviceorientierter Umgang mit Telefon und E-Mail
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office und im Umgang mit digitalen Arbeitsmitteln
• Diskretion und ein souveräner Umgang mit vertraulichen Informationen
• Flexibilität und Bereitschaft, auch kurzfristig auf organisatorische Anforderungen der Geschäftsführung zu reagieren
• Eigeninitiative sowie Freude daran, Abläufe vorausschauend zu organisieren und Lösungen selbstständig umzusetzen
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens C1)

Benefits

• Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem sinnstiftenden Umfeld
• Die Möglichkeit, die Digitalisierung und Modernisierung unserer Verwaltung in den kommenden Jahren aktiv mitzugestalten
• Viel Gestaltungsspielraum beim Aufbau neuer Prozesse, Strukturen und Arbeitsweisen
• Schrittweise Übernahme von mehr Verantwortung im Verwaltungsbereich
• Ein engagiertes und dynamisches Team mit kurzen Entscheidungswegen
• Selbstverwirklichung durch eine abwechslungsreiche und fachlich anspruchsvolle Tätigkeit mit interdisziplinärer Zusammenarbeit

Company Description

Die MRI Service GmbH und die MRI Carelog GmbH sind Tochtergesellschaften des TUM Universitätsklinikums Rechts der Isar. Wir übernehmen mit unseren ca. 700 Mitarbeiter*innen an drei Standorten im Herzen von München zentrale Dienstleistungen für das Klinikum wie die Unterhalts- und Glasreinigung, die gastronomische Versorgung aller Patient*innen sowie Mitarbeiter*innen, Cateringservices und weitere infrastrukturelle Services. Damit leisten wir einen wesentlichen Beitrag zur exzellenten Patientenversorgung sowie zu Forschung und Lehre.