[Hiring] COO Assistant @Haiberg

Role Description

Operative Unterstützung, Projekte & Automatisierung

• Enge Abstimmung mit dem COO
• Du arbeitest im täglichen Austausch direkt mit dem COO – kurze Zurufe, gemeinsame Priorisierung, klare Aufteilung
• Du weißt jederzeit, was gerade wichtig ist, was liegen bleiben darf und wo es brennt
• Du bereitest Themen so auf, dass Entscheidungen schnell fallen können: verdichtet, belastbar, entscheidungsreif
• Du denkst mit und sprichst aus, wenn du etwas anders siehst
• Steuern und Durchsetzen auf Teamleiter-Ebene
• Du bist die Schnittstelle zu unseren Teamleitern und stimmst dich laufend mit ihnen ab
• Du holst Zusagen ein, verfolgst sie nach und hakst nach, wenn Termine kippen
• Du sorgst dafür, dass Entschiedenes auch umgesetzt wird – auch wenn es unbequem ist
• Du erkennst früh, wo es zwischen Bereichen klemmt, und bringst die richtigen Leute zusammen
• Organisation und Projekte
• Du koordinierst bereichsübergreifende Projekte und behältst Stände, Termine und offene Punkte im Blick
• Du erstellst Präsentationen, Übersichten und Dokumente, die direkt verwendbar sind
• Du kommunizierst mit internen und externen Ansprechpartnern – auf Deutsch und Englisch
• Du organisierst Termine, Kalender und Dienstreisen inklusive Vorbereitung
• Du nutzt KI-Tools ganz selbstverständlich in deiner täglichen Arbeit – und zeigst damit im Alltag, was möglich ist
• Du unterstützt uns dabei, diesen Weg als Unternehmen weiterzugehen: Wo lohnt sich der Einsatz, was funktioniert, was nicht?

Qualifications

• Du kommunizierst klar und verbindlich – schriftlich wie mündlich, intern wie nach außen.
• Du hast ein Gespür für Menschen und Situationen – und kannst trotzdem klar Position beziehen.
• Du denkst unternehmerisch mit.
• Du arbeitest eigenständig und vorausschauend.
• Du arbeitest gern mit KI-Tools – ChatGPT, Claude, Copilot oder vergleichbar.
• Verhandlungssicheres Deutsch und Englisch in Wort und Schrift.
• Formale Abschlüsse sind uns weniger wichtig als das, was du tatsächlich kannst.

Requirements

• Du erfüllst nicht alles auf der Liste? Bewirb dich trotzdem.

Benefits

• Strukturierte Einarbeitung und klare Prozesse
• Kollegiales Team mit offener und respektvoller Kommunikation
• Verantwortung ab dem ersten Tag und Raum zur Weiterentwicklung
• Ein Arbeitsumfeld, in dem Zuverlässigkeit, Eigeninitiative und Selbstorganisation geschätzt werden
• Echte Flexibilität: Kernzeit 10-15:00, Homeoffice nach Absprache
• Regelmäßiges Teamfrühstück (am Standort Leipzig)
• Firmenkantine (am Standort Leipzig und Braunschweig)
• Obstkorb
• Kostenfreie Getränke (Wasser, Tee, Kaffee, Softdrinks)

Company Description

Die Haiberg GmbH ist ein führender Full-Service-Dienstleister für modernes Publishing und Softwarelösungen im Medienumfeld. Wir entwickeln Systeme, die journalistische, technische und organisatorische Prozesse miteinander verbinden – von der Redaktion bis zur Auslieferung.