[Hiring] HR Operations Manager @Doonails

Role Description

Du sorgst dafür, dass HR bei Doonails stabil, fehlerarm und skalierbar läuft. Von der Payroll-Vorbereitung für unsere verschiedenen Entities über Verträge bis zur Tool-Landschaft hältst du alles am Laufen, denkst Prozesse neu, automatisierst, wo es geht, und lieferst saubere Entscheidungsgrundlagen. Deine Leitfrage: Was brauchen wir heute, damit HR auch morgen sauber funktioniert?

Deine zentralen Aufgaben

• Payroll-Vorbereitung & HR Operations: Du bereitest die Payroll für unsere verschiedenen Entities vor und bist Schnittstelle zu unseren externen Payroll-Partnern: Daten liefern, Abgleiche machen, Abrechnungen prüfen. Dazu kommen Verträge, Änderungsvereinbarungen und Kündigungen.
• HR-Tools & Reporting: Du bist Owner unserer HR-Tools, von Personio bis zu den weiteren Tools in unserem HR-Stack: Setup, Datenqualität und Weiterentwicklung liegen bei dir. Dazu verantwortest du das regelmäßige HR-Reporting und machst Muster, Risiken und Optimierungspotenziale sichtbar.
• Prozess-Ownership & Governance: Du bist Owner unserer HR-Ops-Prozesse: Du definierst SOPs und Qualitätsstandards, entwickelst sie weiter und sorgst dafür, dass im ganzen Unternehmen einheitliche Logiken gelten und alles zuverlässig läuft.
• Process Excellence & KI: Du erkennst manuelle Abläufe, vereinfachst sie und automatisierst sie. KI ist dabei dein wichtigstes Werkzeug: Bei uns ist Claude fester Bestandteil des Arbeitsalltags, und du nutzt das aktiv, um HR-Prozesse neu zu denken.
• Gehaltsbänder & Benefits: Du pflegst unsere Gehaltsbänder, sicherst Konsistenz und Fairness und steuerst die Payroll-seitigen Benefits wie Urban Sports oder bAV inklusive steuerlicher und rechtlicher Rahmenbedingungen.
• Travel Governance: Du legst Reisekosten-Regeln, Abrechnungsprozesse und Kostenkategorien fest, konsolidierst Travel-Kosten teamübergreifend und leitest Kostentreiber ab. Buchungen und Event-Planung liegen bei unserem Culture-Team.
• Arbeitsrecht: Du bist erste Anlaufstelle für arbeitsrechtliche Fragen und die Schnittstelle zu unseren externen Berater:innen: Du bereitest Fälle vor, holst Einschätzungen ein und sorgst dafür, dass sie sauber umgesetzt werden.

Qualifications

• Mehrere Jahre in HR Operations, idealerweise in einem wachsenden Startup oder Scaleup.
• Du weißt, was eine saubere Payroll braucht, und hast Erfahrung in der Zusammenarbeit mit externen Lohnbüros oder Steuerberater:innen. Erfahrung mit internationalen Entities ist ein großes Plus.
• Du kennst dich im deutschen Arbeitsrecht sicher aus, und zwar aus der Praxis: Verträge, Befristungen, Änderungen, Kündigungen oder Elternzeit sind für dich Alltag. Eine juristische Ausbildung brauchst du dafür nicht. Ein Bewusstsein für Datenschutz im HR-Alltag bringst du mit.
• Du bringst Ordnung ins System, dokumentierst sauber und hast Erfahrung mit SOPs und Prozessprojekten.
• Du arbeitest sicher mit HRIS (idealerweise Personio) und Sheets und hast Spaß daran, aus Daten Ableitungen zu machen.
• Du hast richtig Lust, mit KI zu arbeiten, und probierst neue Tools gerne aus. Wenn du schon Erfahrung mit Claude oder anderen KI-Tools in deinem Arbeitsalltag mitbringst, ist das ein großes Plus.
• Du gehst mit sensiblen Themen wie Gehältern und Verträgen vertrauensvoll um, und Menschen erleben HR durch dich als sicher, korrekt und fair.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Benefits

• Faire Bezahlung, angepasst an deine Qualifikation & Erfahrung.
• Ein echtes Ownership-Rollenprofil mit viel Vertrauen & Gestaltungsspielraum.
• 100 % Remote in Deutschland: arbeite flexibel von überall.
• Wachstumspotenzial: übernimm Verantwortung & bring deine Ideen direkt ein.
• 1.300 € Weiterbildungsbudget pro Jahr für deine persönliche Entwicklung.
• Nilo Health, denn mentale Gesundheit ist uns wichtig und dein Zugang ist inklusive.
• Urban Sports Mitgliedschaft.
• Co-Working-Space oder Homeoffice-Ausstattung? Wir übernehmen die Kosten!
• Teamevents in ganz Europa, weil ein starkes Team alles ist.