[Hiring] Administrative and Financial Manager of the Research Department @UTTOP

Role Description

L’université de Technologie Tarbes Occitanie Pyrénées recrute, pour renforcer ses équipes, un responsable administratif et financier pour sa direction de la recherche.

• Assister sa hiérarchie et la représenter éventuellement auprès des partenaires internes
• Préparer les réunions de la direction de la recherche notamment celles concernant le Conseil Académique (Cac) et le Comité Opérationnel de la Recherche (COPER)
• Mettre en oeuvre d’un plan d’action en cohérence avec les missions, les objectifs et les moyens humains et matériels qui lui sont assignés
• Appuyer le directeur de la recherche dans les relations partenariales liées aux études doctorales et aux tutelles des laboratoires
• Participer à l’élaboration des budgets, au contrôle de leur répartition et de leur exécution, et analyser les dépenses par opération
• Préparer des états financiers
• Assurer l’interface avec les services supports (Finance, RH, etc.)
• Assurer une collaboration étroite avec les services des autres directions (direction des partenariats et de l’innovation (DPI), direction des relations internationales (DRI), et direction de la formation et de la vie universitaire (DFVU), Direction Générale des Services (DGS))
• Superviser les recrutements au sein de la direction de la recherche (doctorants, post-doctorants, ingénieurs, stagiaires, etc.) en lien avec les services de la DGS. Contrôler l’application des règles et procédures administratives
• Coordonner l’équipe administrative et mobiliser les moyens humains (administratifs, logistiques et techniques) et matériels nécessaires à la réalisation des objectifs de la structure
• Contribuer à la mise en place des actions de communication en interne et en externe
• Répondre aux enquêtes, audits et évaluations sur l’organisation, la production et les moyens de la direction de la recherche
• Proposer et produire des indicateurs synthétiques ainsi que des tableaux de bord pour l’analyse, le suivi et le pilotage stratégique par le directeur de la recherche
• Assister le directeur de la recherche dans le développement des partenariats

Qualifications

• Connaissances (savoir) :
• Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche en France
• Méthodologie de conduite de projet
• Connaissances budgétaires générales et finances publiques
• Techniques de communication
• Maitrise des outils informatiques de bureautique, et connaissance des systèmes d’information
• Langue anglaise : B1 à B2
• Compétences opérationnelles (savoir-faire) :
• Réaliser des synthèses
• Préparer et organiser des réunions
• Rédiger des rapports ou des documents ainsi que des comptes-rendus de réunions
• Conduire des entretiens
• Travailler en équipe
• Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles
• Élaborer des éléments de langage
• Savoir représenter l'établissement
• Assurer une veille métier
• Compétences comportementales (savoir être) :
• Faire preuve d’impartialité et de discrétion
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
• Avoir un sens de l’écoute
• Faire preuve d’autonomie tout en sachant informer, rendre compte et travailler en équipe

Requirements

• Master ou équivalent
• Expérience dans un laboratoire ou une direction de la recherche

Location

Localisation : 47 Avenue d Azereix 65016 TARBES