[Hiring] Administrative and Accounting Manager @Fonction publique Territoriale

Role Description

Vos missions en quelques mots :

• Assurer le bon déroulé des missions du secrétariat général (Bureaux et Comités syndicaux, autres instances, contrôle des actes, constitution de registres…).
• Assurer la gestion administrative et financière du service patrimoine.

Administration générale :

• Assurer la préparation, l’organisation et le suivi des Bureaux syndicaux et Comités syndicaux.
• Gérer la logistique nécessaire à l’organisation des Bureaux syndicaux et Comités syndicaux.
• Gérer les relances en vue d’obtenir le quorum.
• Participer aux comités syndicaux.
• Rédiger les comptes rendus des Bureaux et Comités.
• Gérer la télétransmission des actes auprès du Contrôle de légalité.
• Assurer la transmission aux services, le suivi de l’exécution, la publicité.
• Participer à la constitution des registres des délibérations et des décisions.
• Gérer l’archivage.
• Assurer une veille documentaire.
• Remplacer ponctuellement de l’agent en charge de l’accueil :
• Accueil téléphonique et physique.
• Enregistrement du courrier.
• Suivi du traitement des courriers dits de « réclamation ».
• Suivi des boîtes de courrier électronique « accueil », « contact » et « écocitoyen ».
• Participer à l’organisation de manifestations (vœux, inaugurations…).
• Accompagner les agents administratifs sur le portail ECOCITO.

Service patrimoine :

• Assurer la gestion administrative des demandes d’intervention et des prestations :
• Établir et suivre les bons de commande.
• Assurer le suivi administratif des prestations réalisées.
• Relancer les prestataires et entreprises en cas de besoin.
• Rédiger les courriers, courriels et documents administratifs à destination des prestataires et partenaires.
• Assurer le suivi et la mise à jour des tableaux de bord d’activité.
• Assurer le suivi budgétaire et comptable du service patrimoine :
• Participer au suivi des crédits budgétaires du service.
• Vérifier et suivre les engagements de dépenses.
• Assurer le suivi des factures et des prestations réalisées.
• Participer à l’élaboration et à la mise à jour des outils de suivi financier.
• Participer à l’organisation et à la coordination des interventions techniques :
• Suivre les plannings d’intervention du chargé de maintenance et suivi des travaux.
• Assurer la coordination administrative avec les entreprises extérieures.
• Participer au suivi administratif des travaux et opérations de maintenance.
• Participer au suivi patrimoine bâti :
• Participer à l’élaboration, à la mise à jour et au suivi des carnets de santé des bâtiments.
• Centraliser et classer les documents techniques et administratifs liés aux bâtiments.
• Assurer le suivi administratif de la flotte automobile :
• Gérer les prises de rendez-vous et le suivi des interventions auprès des garages et prestataires.
• Assurer le suivi administratif des opérations d’entretien et de maintenance des véhicules.

Qualifications

• Sens du service public et de l’intérêt général.
• Discrétion professionnelle, devoir de réserve et respect strict du secret professionnel et de la confidentialité.
• Rigueur, méthode et sens de l’organisation.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
• Réactivité et sens des priorités.
• Autonomie dans l’organisation du travail.
• Qualités rédactionnelles et relationnelles.
• Capacité à travailler en transversalité avec les services et les prestataires extérieurs.
• Sens du travail en équipe.
• Fiabilité et respect des délais.
• Adaptabilité et polyvalence.
• Disponibilité ponctuelle en soirée pour les instances et manifestations.