[Hiring] Office Management and Coordination @Universität Potsdam

Role Description

Das Dezernat für Haushalt und Beschaffung ist mit mehr als 45 Mitarbeitenden Teil der Zentralen Universitätsverwaltung und gliedert sich in die Referate Haushalt, Beschaffung, Steuern und die Stabsstellen Controlling, Zoll und Außenhandel sowie IT-Koordination. Die Position ist im Bereich der Dezernatsleitung angesiedelt.

Ihr Aufgabengebiet umfasst:

• Selbstständige Organisation des Sekretariats (u. a. Postbearbeitung, Terminplanung, Korrespondenz, Wiedervorlagen und Pflege des Internet- und Intranet-Auftritts)
• Büroorganisation des Dezernats
• Clearing von elektronisch eingegangen Rechnungen
• Bearbeitung von Berufungsvorgängen
• Sachbearbeitung im Rahmen der Mitteilungsverordnung

Qualifications

• Abgeschlossene Berufsausbildung in einem Verwaltungs- oder Büroberuf
• Kenntnisse des allgemeinen Haushaltsrechts und der Mitteilungsverordnung
• Befähigung zum Erfassen und selbständigen Bearbeiten komplexer Problemstellungen
• Kommunikations- und Kooperationskompetenz sowie Konflikt-, Toleranz- und Teamfähigkeit
• Sicherer Umgang mit Office-Software
• Kenntnisse im Umgang mit ERP Systemen insbesondere HIS FSV
• Deutschkenntnisse auf Niveau C2 gemäß GER und Englischkenntnisse B1

Darüber hinaus sind folgende Kompetenzen wünschenswert:

• Kenntnisse über die Aufbau- und Ablauforganisation an Hochschulen

Benefits

• Sicherer Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst, tarifliche Vergütung und zusätzliche Leistungen wie Jahressonderzahlung und betriebliche Altersvorsorge
• 30 Tage Urlaub, flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten und ein familienfreundliches Umfeld
• Vielfältige Fort- und Weiterbildungsangebote sowie Entwicklungsmöglichkeiten
• Zuschuss zum Firmenticket für den ÖPNV, gute Anbindung der Universitätsstandorte
• Vielfältige Angebote des Hochschulsports und des betrieblichen Gesundheitsmanagements
• Teil einer vielfältigen Gemeinschaft, Arbeit in einem inspirierenden Umfeld und die Möglichkeit, die Universität aktiv mitzugestalten

Application Process

Reichen Sie Ihre Bewerbung mit Anschreiben, tabellarischem Lebenslauf und entsprechenden Qualifikationsnachweisen über das Online-Karriere-Portal der Universität Potsdam ein (Kenn-Nr. 23/2026). Bitte stellen Sie Ihre Bewerbungsunterlagen in einer zusammengefassten pdf-Datei bereit. Die Bewerbungsfrist endet am 17.11.2026. Die Bewerbungsgespräche sind in der 49. Kalenderwoche angesetzt.

Für nähere Informationen zur ausgeschriebenen Stelle steht Ihnen Frau Grit Tebner per E-Mail: [email protected] und Telefon: 0331 / 977 – 1007 gerne zur Verfügung.

Gern können Sie sich bei Fragen zum Bewerbungsprozess oder bei technischen Problemen per E-Mail an [email protected] wenden.

Sollten Sie Berufsabschlüsse außerhalb Deutschlands abgeschlossen haben, senden Sie bitte die deutsche Übersetzung und die Anerkennung in Deutschland mit. Informationen dazu finden Sie beim Bundesinstitut für Berufsbildung (BIBB).

Die Universität Potsdam schätzt die Vielfalt ihrer Mitglieder und verfolgt die Ziele der Chancengleichheit unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Bewerbungen aus dem Ausland und von Personen mit Migrationshintergrund sind ausdrücklich erwünscht. Die Universität strebt in allen Beschäftigungsgruppen eine ausgewogene Geschlechterrelation an; in Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, werden Frauen bei gleicher Eignung bevorzugt (§ 7 Absatz 4 BbgHG).

Menschen mit Behinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Bei Eignungstests und Auswahlgesprächen werden individuelle Nachteilsausgleiche gewährt, die ihrer Behinderung angemessen sind. Sofern ein Mensch mit Behinderung individuelle Nachteilsausgleiche in Anspruch nehmen möchte, teilt er dies bitte im Bewerbungsanschreiben mit.