[Hiring] Executive Virtual Assistant with AI experience @Workana

Role Description

Buscamos uma Assistente Virtual Executiva para apoiar uma consultora de negócios e mentora na organização e gestão de uma consultoria em fase inicial.

A profissional selecionada dará suporte direto à gestão da agenda, à comunicação com clientes e ao acompanhamento das atividades administrativas. Além disso, utilizará ferramentas de inteligência artificial e automação para simplificar tarefas e melhorar a eficiência dos processos.

Principais responsabilidades

• Gerenciar a agenda profissional, coordenando reuniões, consultorias, mentorias, palestras e outros compromissos, evitando conflitos de horários.
• Elaborar, formatar e organizar propostas comerciais, apresentações e documentos.
• Apoiar a organização de palestras e eventos, incluindo o contato com clientes, o cadastro de fornecedores e o agendamento de reuniões de briefing.
• Realizar o acompanhamento de clientes, contatos, parceiros e demandas administrativas.
• Organizar e filtrar e-mails, mensagens e solicitações, identificando prioridades e acompanhando as pendências.
• Apoiar a gestão de programas de mentoria, centralizando a comunicação com participantes e voluntários.
• Criar checklists, acompanhar prazos e garantir o andamento das atividades.
• Coordenar reservas de passagens e outros aspectos das viagens profissionais.
• Gerenciar a emissão de notas fiscais e outros documentos administrativos, em conjunto com os responsáveis.
• Utilizar ferramentas de inteligência artificial e implementar automações para otimizar tarefas recorrentes.

Qualifications

• Experiência prévia como assistente virtual, assistente executiva ou em funções administrativas similares.
• Experiência prática com ferramentas de inteligência artificial e automação aplicadas a tarefas administrativas.
• Excelente capacidade de organização, atenção aos detalhes e gestão de múltiplas prioridades.
• Boa comunicação escrita e verbal para interagir com clientes, parceiros e participantes dos programas.
• Autonomia para antecipar necessidades, resolver problemas e acompanhar tarefas sem supervisão constante.
• Nacionalidade brasileira e domínio do português.

Requirements

• Conhecimento de inglês.
• Experiência no suporte a consultores, mentores ou empresas de serviços profissionais.
• Experiência na organização de palestras, eventos ou programas de mentoria.

Benefits

• Modalidade: 100% remota.
• Carga horária: 20 horas semanais.

Company Description

Buscamos uma profissional organizada, proativa e resolutiva, com facilidade para incorporar novas tecnologias e capacidade para apoiar de perto a liderança no desenvolvimento da consultoria.