[Hiring] Executive Assistant / Office Management @CSE Engineering Services

Role Description

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die Organisationstalent, Kommunikationsstärke und Freude an administrativen Aufgaben mitbringt. Die Stelle ist als aktive Teilzeitposition mit 20 Stunden pro Woche gestaltet.

• Eigenständige Organisation und Koordination des täglichen Büroablaufs
• Terminplanung und -koordination sowie Vorbereitung von Meetings
• Bearbeitung von Posteingang und -ausgang sowie Betreuung der Telefonzentrale
• Erstellung, Pflege und Verwaltung von Dokumenten, Angeboten, Rechnungen und Präsentationen
• Unterstützung der Buchhaltung (z. B. Belegprüfung, vorbereitende Buchführung)
• Pflege von Datenbanken, Akten und Kundenstammdaten
• Bestellwesen und Verwaltung von Büromaterial
• Schriftliche und telefonische Korrespondenz mit Kunden, Lieferanten und Partnern
• Unterstützung im Personalwesen (z. B. Pflege von Personalakten, Vorbereitung von Unterlagen)
• Organisation von Reisen, Veranstaltungen und internen Terminen
• Mitarbeit in Projekten sowie Erstellung von Auswertungen und Berichten

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise als Bürokauffrau/Bürokaufmann oder Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement
• Sicherer Umgang mit MS Office und modernen Kommunikationsmitteln
• Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
• Freundliches Auftreten, Kommunikationsstärke und Serviceorientierung
• Organisationsgeschick und Freude an administrativen Tätigkeiten
• Teamfähigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Diskretion
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse

Benefits

• Ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit viel Gestaltungsspielraum
• Ein wertschätzendes Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen
• Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
• Moderne Arbeitsmittel und ein angenehmes, kollegiales Miteinander
• Weiterbildungsmöglichkeiten und echte Entwicklungsperspektiven
• 30 Tage Urlaub
• Weihnachtsgeld und leistungsorientierte Boni
• Regelmäßige Feedback-Gespräche
• Teamevents und Teilnahme an Konferenzen
• Sicherer, langfristiger Arbeitsplatz in einem innovativen Unternehmen