[Hiring] Commercial Management / COO @Reflecta gGmbH

Role Description

Du startest als COO mit dem klaren Ziel, als zweite Geschäftsführer:in bestellt zu werden.

• Finanzen verantworten:
  • Budget, Liquiditätsplanung, Controlling.
  • Steuerung der Zusammenarbeit mit unserer Steuerberatung (Jahresabschluss, Gemeinnützigkeit).
  • Verantwortung für die Abrechnung unserer Förderprojekte gegenüber öffentlichen und privaten Mittelgebern.
  • Verbesserung der vorbereitenden Buchhaltung, die schlank und zunehmend automatisiert läuft.
• Team führen:
  • Steuerung von Planung, Review und Aufgabenverteilung über alle laufenden Projekte.
  • Führung der Personalgespräche; gemeinsame Entscheidungen über Neueinstellungen.
  • Entwicklung des Arbeitsformats.
• Projekte steuern:
  • Betreuung mehrerer Plattformprojekte parallel (Fördermittelkompass, Partnerportale, geförderte Programme, Reflecta Netzwerk).
  • Überwachung von Zeitplänen, Kapazitäten und Zusagen.
  • Entscheidung über Prioritäten innerhalb strategischer Schwerpunkte.
• Verwaltung und Recht im Blick behalten:
  • Verträge, Fristen, Registerpflichten und Versicherungsbestand.
  • Verantwortung für die Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen.
• Von Berlin aus arbeiten, remote first:
  • Regelmäßiger Arbeitsort in Deutschland; zentrale Termine in Berlin.
  • Teilnahme an Branchen- und Netzwerk-Events für Reflecta.
  • Raum für Sichtbarkeit auf Panels, Bühnen oder im Netzwerk.

Qualifications

• Mehrjährige Erfahrung in kaufmännischer Leitung, Geschäftsführung oder als COO, idealerweise in einer gemeinnützigen Organisation, einem Sozialunternehmen oder einem kleinen Digitalunternehmen.
• Nachweisliche Führung von Teams, idealerweise remote oder hybrid.
• Sichere Anwendung digitaler Tools (Projektmanagement, Wissensdatenbank, Team-Chat, cloudbasierte Dokumente).
• Vertrautheit mit Fördermitteln: Zuwendungen, Mittelabrufe, Verwendungsnachweise.
• Entscheidungsfreudigkeit und gezielte Informationsbeschaffung bei offenen Fragen.
• Hands-on Mentalität und Flexibilität bei operativen Aufgaben.
• Sichere Kommunikation auf Deutsch, sowohl schriftlich als auch mündlich.
• Erfahrung in einem remote-first Team und klare Kommunikation über Distanz.

Requirements

• Diese Rolle passt nicht, wenn du eine reine Finanzrolle suchst.
• Diese Rolle passt nicht, wenn du eine reine Führungsrolle suchst.
• Diese Rolle passt nicht, wenn du völlige Autonomie erwartest.
• Diese Rolle passt nicht, wenn du Konzernstrukturen brauchst.
• Diese Rolle passt nicht, wenn du Führung nur in Präsenz kennst.
• Diese Rolle passt nicht, wenn du nicht in Berlin oder im Umland wohnst.

Benefits

• Echte Leitungsrolle mit fester Geschäftsführungsperspektive und voller operativer und kaufmännischer Verantwortung ab Tag eins.
• Rolle startet mit 80% (rund 32 Wochenstunden); Führungsverantwortung in Teilzeit ist Absicht.
• Gehalt: 4.160 bis 4.960 Euro brutto bei 80%, je nach Erfahrung.
• Unbefristete Zusammenarbeit.
• 30 Tage Urlaub bei Vollzeit, anteilig bei Teilzeit.
• Start flexibel zwischen 1. November 2026 und 1. Januar 2027.
• Gestaltungsspielraum in einer wachsenden Organisation.
• Remote first, flexible Zeiten; Büro in Berlin-Mitte steht offen.
• Kleines, erfahrenes Team mit kurzen Wegen und wachsendem Umsatz.
• Kein klassisches Anschreiben nötig; Bewerbungsschluss: 30. September 2026.