[Hiring] Clerk in the Office Team – Permanent @studierendenWERK BERLIN AdöR

Role Description

Sie schätzen ein vielseitiges Aufgabenspektrum im juristischen und organisatorischen Umfeld? Dann übernehmen Sie eine zentrale Rolle in unserer WERKzentrale – als Unterstützung für unsere Geschäftsführung, Ansprechperson für Studierende, Land und Hochschulen, einem hohen Maß an Eigenverantwortung und dem Anspruch, Arbeitsabläufe professionell mitzugestalten. Gemeinsam mit Ihren Kolleg*innen übernehmen Sie dabei vielfältige Aufgaben.

• Im Vergabemanagementsystem Cosinex VMS organisieren und begleiten Sie Vergabeverfahren für öffentliche Aufträge von A bis Z.
• Für den Verwaltungsrat, das Justiziariat, die Interne Meldestelle, den Datenschutz sowie das Projektmanagement Office für das Digitalisierungsprogramm übernehmen Sie vielfältige Aufgaben in der Sachbearbeitung und Organisation.
• Die Sitzungen des Verwaltungsrats und anderer Gremien organisieren Sie in Präsenz und digital – von der Terminabstimmung über Beschlussvorlagen und Einladungen bis hin zu Protokoll und Nachbereitung.
• Sie koordinieren interne und externe Beteiligte, fassen Stellungnahmen zusammen, unterstützen bei rechtlichen und organisatorischen Themen und bereiten Verträge, Beschlussvorlagen sowie weitere rechtliche Unterlagen vor.
• Mit Sorgfalt und Genauigkeit führen Sie Verfahren eigenständig durch, behalten Fristen und Akten ebenso im Blick wie Rechnungen und Finanzbuchungen und übernehmen die dazugehörige interne und externe Kommunikation.

Qualifications

• Eine abgeschlossene Berufsausbildung als Rechtsanwalts- bzw. Notarfachangestellte*r oder eine gleichwertige Qualifikation bildet Ihr Fundament.
• Sie bringen mehrjährige einschlägige Berufserfahrung mit und sind mit Aktenführung, Büroorganisation sowie dem sorgfältigen und verantwortungsbewussten Umgang mit sensiblen Vorgängen vertraut.
• Eine Qualifizierung zum*zur Vergabemanager*in haben Sie bereits absolviert oder Sie sind bereit, diese bei uns nachzuholen.
• Im Umgang mit MS Office sowie digitalen Fachanwendungen arbeiten Sie sicher; idealerweise kennen Sie bereits das Vergabemanagementsystem Cosinex VMS, Kanzleimanagement-Software bzw. E-Akten und das Dokumentenmanagementsystem ELO.
• Sie verfügen über sehr sichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift und können auch anspruchsvolle rechtliche und organisatorische Sachverhalte präzise und adressatengerecht formulieren und vermitteln; auch auf Englisch können Sie sich sicher verständigen.

Benefits

• Zukunftssicherer Arbeitsplatz.
• 30 Tage Urlaub + 24.12. und 31.12. (ab 2027 31 Tage).
• Flexible Arbeitszeitmodelle.
• Gleitzeit und Mobiles Arbeiten.
• Jahressonderzahlung (ab 2027 Möglichkeit der teilweise Umwandlung in Urlaub).
• Betriebliche Altersvorsorge.
• Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten.
• Option auf vermögenswirksame Leistungen.
• Option auf Wohnraum von Berlinovo.
• Vergünstigtes Jobticket (VBB- oder deutschlandweit).
• Zeitgemäße Gesundheitsangebote (z.B. Yoga, Urban Sports Club, Hochschulsport).