[Hiring] Assistant to the Head of the Travel Section @Conseil d'Etat

Role Description

Votre environnement professionnel immédiat :

• Missions de la section des « déplacements » :
• Sous la responsabilité du chef du bureau, la section des déplacements est chargée de la gestion des missions et des déplacements de l’ensemble des personnels de la juridiction administrative, de leur accompagnement et du pilotage du déploiement de l’outil Chorus DTM.
• Effectif : 4 personnes

Vos missions principales en tant qu'adjointe / adjoint à la cheffe de la section des déplacements :

• Participer activement au déploiement de Chorus DT au sein de la juridiction administrative ;
• Participer à l’encadrement de proximité des deux gestionnaires ;
• Participer au projet de service ;
• Assurer l’intérim de la cheffe de section durant son absence ;
• Gérer les déplacements des agents de la juridiction administrative :
• Traitement, suivi, contrôle et validation des ordres de mission sur Chorus DT ;
• Contrôle de régularité et de conformité des pièces justificatives et mise en paiement des états de frais ;
• Relation avec les prestataires de voyage, analyse en lien avec le voyagiste des offres disponibles ;
• Réservation des prestations liées à la mission selon sa typologie (transport, hébergement, location de véhicules etc.).
• Accompagner les services de la juridiction administrative : formations et conseils auprès des utilisateurs ;
• Assurer le traitement, le contrôle et la validation des relevés d'opération (ROP) des cartes logées des voyagistes et gérer les éventuels litiges liés aux erreurs de facturation ;
• Contrôler et valider des bordereaux de régie des frais afférents aux personnels ;
• Participer au reporting des missions réalisées : suivi d’activité et statistiques mensuelles ;
• Participer à la veille juridique du secteur et, si nécessaire, proposer une mise à jour de l’intranet ;
• Participation aux opérations de fin de gestion.

Liens hiérarchiques et fonctionnels :

• N+1 : cheffe de la section des déplacements
• N+2 : chef du Bureau de l’Exécution Financière et des Déplacements

Qualifications

• Connaissances :
• Niveau expert : Réglementation liée aux déplacements (politique voyages).
• Niveau maîtrisé :
• Principes de la gestion comptable et budgétaire de l'État ;
• Outils de gestion CHORUS DT ;
• Outils bureautiques (Excel, Word, Outlook).
• Savoir-faire :
• Niveau maîtrisé :
• Savoir hiérarchiser les tâches et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances ;
• Savoir gérer un dossier en relation avec plusieurs interlocuteurs ;
• Être rigoureux et méthodique dans l’exécution ;
• Être en capacité de manier et d’analyser les données chiffrées.
• Savoir-être :
• Niveau maîtrisé :
• Aptitude au management de proximité ;
• Avoir le goût du travail en équipe et le sens du contact ;
• Avoir le sens de la réserve et de la discrétion ;
• Avoir le sens du service public et de la continuité de service ;
• Être force de proposition.

Requirements

• Votre candidature doit obligatoirement être déposée sur la plateforme Choisir le service public.
• Elle comprendra impérativement une lettre de motivation et un CV dans lesquels vous préciserez votre statut (contractuel ou fonctionnaire).
• Toute candidature adressée hors procédure ne sera pas prise en compte.

Location

• Localisation : 31 quai Voltaire (Paris 7ème)

Elements de candidature

• Documents à transmettre : Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire.