[Hiring] Administrative Officer – Rental, Leasing, and Strategic Portfolio Management @Stadt Mülheim an der Ruhr Personal- und Organisationsamt

Role Description

Der ImmobilienService der Stadt Mülheim an der Ruhr ist ein städtisches Amt, welches mit 300 Beschäftigten rd. 290 Gebäude betreut und den städtischen Ämtern in allen Fragen der Immobilienwirtschaft als Dienstleister zur Verfügung steht. Zur Verstärkung unseres Teams ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine unbefristete Vollzeitstelle (39 Stunden wöchentlich) als Sachbearbeiter*in (m/w/d) – Anmietung, Anpachtung und Vermietung / strategisches Portfoliomanagement zu besetzen.

Das sind Ihre Aufgaben:

• Anmietung und Anpachtung von Gebäuden und Grundstücken
• Ermittlung von geeigneten Objekten und Räumlichkeiten in Zusammenarbeit mit den zukünftigen Nutzer*innen, dem zuständigen Objektcentern sowie mit den betroffenen Fachbereichen
• Inhaltliche Vorbereitung der i. d. R. umfangreichen und individuell zu gestaltenden Vertragswerke bzw. Prüfung von Miet- bzw. Pachtangeboten und eigenständiges Führen der Vertragsverhandlungen mit Vermieter*innen bzw. Verpächter*innen, Makler*innen und den beteiligten Fachabteilungen und -bereichen
• Eigenständiges Führen von Vertragsverhandlungen mit den Vermieter*innen bzw. Verpächter*innen sowie Vertragsabschluss im Rahmen der Unterschriftsbefugnis bzw. bis zur Unterschriftsreife
• Beratung der Objektcenter in vertragsrechtlichen Fragen
• Selbständiges Verhandeln und Abschluss von Nachträgen zu bestehenden Anmietungs- Pachtverträgen, z. B. durch geänderte Nutzer*innenwünsche
• Kündigung von Mietverträgen bzw. Pachtverträgen
• Unterstützung der Objektcenter bei der Übernahme und Rückgabe der angemieteten Objekte
• Bearbeitung und Entscheidung bei Regressansprüchen bei Konflikten zwischen Nutzer*in und Vermieter*in, evtl. Veranlassung von Mietkürzungen, Androhung von Ersatzmaßnahmen etc.
• Vermietungen (Gewerbe, Stellplätze, städt. Wohnungen u. Sonderanlagen)
• Wahrnehmung der Vermieterfunktion
• Ermittlung und interne Akquise von geeigneten Objekten, u. a. auch Objektbegehungen
• Verhandlungen mit den Mieter*innen und den Fachbereichen bzgl. der Miethöhe und ggf. anfallenden Renovierungsarbeiten
• Abstimmung und Festsetzung der Nebenkostenvorauszahlungen
• Selbständiges Aushandeln und Prüfen der Mietverträge (Gewerbemietrecht) sowie deren Abschluss im Rahmen der Unterschriftsbefugnis bzw. bis zur Unterschriftsreife
• Kündigung von Mietverträgen bzw. Fertigung von Aufhebungsverträgen
• Unterstützung der Objektcenter bei der Übergabe und Rücknahme von Mietobjekten
• Bearbeitung von Subventionsfällen sowie Erstellung des Subventionsberichtes
• Monatliche Abrechnung der Mitarbeiter*innenstellplätze in Abstimmung mit dem Personalamt
• EDV-technische Eingabe und Pflege der Vertragsdaten
• Erstellung bzw. Prüfung der Nebenkostenabrechnungen
• Buchung der Miet- und Pachtzahlungen
• Prüfung von Indexanpassungen bzgl. der Miet- oder Pachthöhen sowie deren Umsetzung
• Fristenüberwachung bzgl. der Laufzeiten und Kündigungsfristen inkl. anschließender Abstimmung mit dem entsprechenden Fachbereich über den Fortbestand des Vertrages
• Prüfung und ggf. Durchführung von Mietminderungsverlangen
• Erstellen von Vorlagen und Stellungnahmen für die politischen Gremien unter Einbeziehung aller am Vertrag Beteiligten
• Erstellung des Haushaltsansatzes und der Veränderungsnachweisung für den Bereich der Anmietungen sowie Erstellung der vierteljährlichen Prognoseberichte
• Eigenverantwortliche Bewirtschaftung der zugewiesenen Budgets unter Beachtung der festgelegten Prioritäten
• Bildung und Bewirtschaftung von Rückstellungen

Qualifications

• Bachelor of Arts Real Estate
• oder Bachelor of Arts Fachrichtung Business Administration oder Fachrichtung BWL mit mehrjähriger Erfahrung in der Immobilienwirtschaft
• Verhandlungsgeschick
• Konsequente Gesprächsführung
• Hohe Kommunikations- und Konfliktfähigkeit
• Mehrjährige Erfahrung in der Immobilienwirtschaft wünschenswert

Requirements

Für fachliche Fragen steht Ihnen Herr Rogge unter (0208) 455-2383 gerne zur Verfügung.

Wir freuen uns über Ihre aussagekräftige Online-Bewerbung über Interamt, Stellen-ID 1491598 bis spätestens zum 27.10.2026.

Bei im Ausland erworbenen Schul- und/oder Studienabschlüssen muss der Nachweis über die Anerkennung durch die bewerbende Person erbracht und den Bewerbungsunterlagen zwingend beigefügt werden. Eine reine Übersetzung der Unterlagen ist nicht ausreichend.

Benefits

• Eine interessante, anspruchsvolle und selbständige Tätigkeit
• Einen sicheren und unbefristeten Arbeitsplatz am Standort Mülheim an der Ruhr mit Tarifbindung (TVöD-VKA) sowie eine jährliche Sonderzahlung gemäß tarifvertraglicher Bestimmungen
• Eine Betriebsrente ohne Eigenbeteiligung (Rheinische Zusatzversorgungskasse) und leistungsorientierte Bezahlung für tariflich Beschäftigte
• Vorschussmöglichkeiten und Rabatte durch Corporate Benefits
• Fahrradleasing
• Flexible Arbeitszeit und 30 Tage Urlaub im Jahr
• Umfangreiche Fortbildungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten und fit@job-Programme zur Gesundheitsförderung

Company Description

Die Stadt Mülheim an der Ruhr fördert aktiv die Gleichstellung von Mann und Frau im Beruf. Wir wünschen uns, dass sich die gesellschaftliche Vielfalt unserer Region auch bei den Beschäftigten widerspiegelt und begrüßen deshalb Bewerbungen von Frauen und Männern, unabhängig von kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion bzw. Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Wir freuen uns auch über Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund! Bewerbungen schwerbehinderter und gleichgestellter Menschen sind erwünscht. Die Stadtverwaltung Mülheim verfolgt offensiv das Ziel zur beruflichen Gleichstellung von Frauen und Männern.