[Hiring] Administrative Officer for Technical Files @Fonction publique Territoriale

Role Description

Sous l'autorité du Chef du service Réseaux, Urbanisme et Mobilité, vous assurez le suivi administratif et la coordination d'environ 400 dossiers par an liés aux réseaux et aux infrastructures portés par TE26. À ce titre, vous jouez un rôle central dans le bon déroulement des opérations, en facilitant les échanges entre les différents intervenants et en veillant à l'avancement des dossiers dans le respect des procédures et des délais.

Les dossiers suivent plusieurs étapes, depuis leur ouverture jusqu'à leur clôture, et nécessitent des échanges réguliers avec :

• Les techniciens
• Les collectivités
• Les concessionnaires
• Les entreprises
• Les usagers
• Le service Finances de TE26

A ce titre, l'agent en charge du suivi administratif des dossiers techniques devra :

• Assurer le suivi complet des dossiers :
  • Prendre en charge les dossiers dès leur ouverture et en assurer le suivi jusqu'à leur solde en relation permanente avec les chargés d’affaires.
  • Constituer, vérifier et mettre à jour les pièces administratives et financières (conventions, engagements financiers …) nécessaires à chaque étape des projets.
  • Garantir la traçabilité et la qualité des informations enregistrées.
  • Veiller au respect des procédures internes et des échéances.
• Assurer un suivi proactif des dossiers et coordonner les intervenants :
  • Assurer le lien quotidien entre les différents acteurs de l’opération : techniciens du service, collectivités, Enedis, entreprises titulaires et usagers.
  • Faciliter les échanges entre les différents intervenants ainsi que la circulation des documents.
  • Réaliser les relances nécessaires et assurer un suivi proactif des dossiers.
  • Identifier les points de blocage et contribuer à leur résolution.
  • Veiller au respect des calendriers et à la bonne exécution des opérations.
• Gérer et fiabiliser les données des opérations :
  • Assurer la transmission dématérialisée, le classement et l'archivage des documents.
  • Veiller à la qualité et à la mise à jour des données de suivi.
  • Produire des états d'avancement, tableaux de bord et bilans permettant le pilotage de l'activité.
  • Préparer et mettre à disposition les éléments de suivi demandés par le service.
  • Participer au suivi des programmes de subventions et à la préparation des éléments de reporting.
• Participer au bon fonctionnement du service :
  • Apporter un appui administratif et organisationnel aux techniciens Réseaux.
  • Contribuer aux activités du pôle Urbanisme.
  • Participer à l'amélioration continue des méthodes de suivi et de gestion des dossiers.
  • Être force de proposition afin d'optimiser les procédures, l’outil informatique et la qualité du service rendu aux collectivités.

Qualifications

• Gestion administrative des dossiers
• Sens de l’organisation et capacité à gérer plusieurs sollicitations simultanément
• Réactivité et aptitude à anticiper les échéances
• Rigueur et fiabilité dans le suivi administratif des opérations
• Esprit d'initiative, autonomie dans la gestion des dossiers et capacité à rendre compte de leur avancement
• Capacité à travailler en équipe et sens du service public

Requirements

• La connaissance des réseaux électriques et des normes et des réseaux Télécom sera acquise lors de la formation en interne
• Connaissances des Collectivités et des procédures administratives
• Maitrise des outils informatiques : logiciels bureautiques (traitement de texte, tableur …)