[Hiring] Administrative Clerk @Stadt Mönchengladbach

Role Description

Eine Stadt der Vielfalt: Als größte Stadt am linken Niederrhein bieten wir mehr als 272.000 Menschen mit unterschiedlichen Sprachen, Kulturen und Religionen ein Zuhause. Wir setzen uns als Stadtverwaltung Mönchengladbach dafür ein, unseren Bürger*innen zur Seite zu stehen, aktuellen und zukünftigen Herausforderungen proaktiv zu begegnen und mit unserem Handeln zur Lebensqualität in Mönchengladbach beizutragen.

Sie möchten beruflich etwas bewegen und unsere Stadt mit Ihrer Motivation prägen? Wir suchen Sie zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet.

Sachbearbeiter*in Verwaltung in Teilzeit (19,5 Std.)

Vergütung nach Entgeltgruppe 6 TVöD-V.

Aufgaben - Was Sie bei uns erwartet

• Verwaltungs- und Organisationsaufgaben:
  • Unterstützung der organisatorischen und administrativen Abläufe im operativen Gebäudemanagement.
  • Koordination der Zusammenarbeit mit internen und externen Beteiligten.
• Daten- und Dokumentationsmanagement:
  • Pflege objekt- und gebäudebezogener Daten.
  • Fortführung von Dokumentationen und Erstellung administrativer Arbeitsgrundlagen.
• Finanz- und Rechnungswesen:
  • Bearbeitung von Geschäftsvorfällen.
  • Prüfung von Rechnungen und Unterstützung der Kosten- und Betriebskostenabrechnung.
• Prüfungs- und Dienstleistermanagement:
  • Koordination von Wartungen, Prüfungen und Betreiberpflichten.
  • Beauftragung und Nachverfolgung externer Dienstleistungen.
• Unterstützung des Gebäudebetriebs:
  • Mitwirkung bei der Organisation und Steuerung infrastruktureller Dienstleistungen für einen reibungslosen Gebäudebetrieb.

Qualifications

• Befähigung für die Laufbahngruppe 1, 2. Einstiegsamt des nichttechnischen Verwaltungsdienstes oder abgeschlossene Verwaltungsfachangestelltenausbildung / Verwaltungslehrgang I bzw. erfolgreiche Teilnahme am internen Qualifizierungslehrgang für Quereinstieg und Wechsel in den mittleren nichttechnischen Verwaltungsdienst.
• Alternativ: Abgeschlossene Ausbildung in einem verwaltungsnahen Beruf; mindestens zweijährige, aufgabenbezogene Berufserfahrung oder mindestens zweijährige Erfahrung im Bereich der Sachbearbeitung bei einer öffentlichen Verwaltung.

Requirements

• Fähigkeit, auch in belastenden Situationen (z. B. Zeitdruck) präzise zu arbeiten und erforderliche Arbeitsergebnisse einzuhalten.
• Vertrauens- und respektvoller Umgang mit Teamkolleg*innen sowie Kund*innen.
• Hohe Selbstmotivation und Begeisterung für neue Themen.
• Kenntnisse und Erfahrungen im Umgang mit einer CAFM-Software.
• Kenntnisse der MS-Office Produkte Word, Excel und Outlook.
• Bereitschaft zur Teilnahme an notwendigen Lehrgängen/Fortbildungen.

Benefits

• Sicherer Arbeitsplatz und berufliche Perspektiven – Schlüsselfunktion als regionale Arbeitgeberin und Tätigkeit im öffentlichen Dienst.
• Zeitliche und örtliche Flexibilität – Arbeitszeitkonto, Gleitzeit 6:30-20:00 Uhr ohne Kernarbeitszeit, 30 Urlaubstage bei 5-Tage-Woche und zusätzlich 24.12. und 31.12. arbeitsfrei, Möglichkeit zur mobilen Arbeit.
• Betriebliches Gesundheitsmanagement – u. a. Präventionsangebote, externe Beratungsangebote durch pme Familienservice und Betriebssport.
• Vereinbarkeit von Familie, Freizeit und Beruf – Individuelle Arbeitszeitmodelle und Unterstützung bei der Suche nach Kinderbetreuungsmöglichkeiten.
• Gleichberechtigung und Diversität – Vorurteilsfreies Arbeitsumfeld und vielfältige Beschäftigungsstruktur.
• Karriereförderung – Arbeitsplatz- und personenbezogene Personalentwicklung sowie Weiterbildungsmöglichkeiten.
• Teamwork – Aktiver Einbezug bei Veränderungsprozessen und konstruktive Feedbackkultur.
• Gemeinschaftliche Aktivitäten – Offene und gemeinschaftliche Atmosphäre durch Mitarbeitendenevents.
• Finanzielle Leistungen – Zusätzlich zur tariflichen Vergütung: Jahressonderzahlung, Leistungsentgelt und arbeitgeberfinanzierte Altersvorsorge.
• Vergünstigungen – Deutschlandticket (bei Tarifbeschäftigten), Corporate Benefits und Prime Benefits.